V priebehu obchodného mesiaca spoločnosti účtovníci vykonávajú niekoľko záznamov do účtovného systému. Niektoré z týchto záznamov sa vyskytujú ako záznamy v účtovnej knihe nazvané "zápisy v denníku", ktoré sa uskutočňujú priamo do hlavnej knihy. Niektoré z týchto záznamov, ktoré boli zadané do jedného mesiaca, sa v nasledujúcom mesiaci musia zvrátiť, aby sa účet vylúčil. Jednou oblasťou, na ktorú sa to vzťahuje, sú mesačné prírastky.
Zaznamenávanie položiek
Položka, ktorá si vyžaduje reverzáciu, zahŕňa sumy vložené do účtovného systému na pridelenie výdavkov, ktoré sa vzťahujú na dve účtovné obdobia. Napríklad ak je faktúra za výpožičku úrokovej výpožičky splatná každý mesiac 15., iba polovica záznamu sa vzťahuje na aktuálny mesiac, zatiaľ čo druhá polovica záznamu sa vzťahuje na nasledujúci mesiac. Za účelom prispôsobenia tejto transakcie by účtovník vynaložil polovicu sumy v aktuálnom mesiaci a upravil položku za druhú polovicu sumy. Na začiatku nasledujúceho mesiaca by účtovník musel zrušiť úpravu účtu, aby zrušil účet. Výhodou použitia reverzných záznamov je to, že umožňuje účtovníkovi odrážať výdavky v období, v ktorom sa vyskytujú.
časové rozlíšenie
Účtovníci vytvárajú položky, ktoré neboli prijaté. Napríklad, ak ste fakturovali klienta za 500 EUR, ale potrebovali ste zaplatiť predajcovi 100 EUR na dokončenie práce na tejto faktúre a nedostali faktúru predajcu, musíte na to získať. Cieľom je zabezpečiť, aby sa za vykázané príjmy zaznamenali aj výdavky. V mesiaci, v ktorom ste klientovi vyúčtovali 500 EUR, ste získali výdavok vo výške 100 EUR pre dodávateľa, čo si vyžaduje nasledujúci mesiac vrátenie platby. Keď však nahromadíte a spätne zadáte údaje, nemôžete zabudnúť na zadanie spätného vstupu alebo váš účet výdavkov bude nadhodnotený. Nevýhodou používania reverzných záznamov je možnosť, že ich zabudnete urobiť.
Dvojitá práca
Spätné zadávanie údajov vyžaduje systém na ich sledovanie, aby sa zabezpečilo ich úspešné dokončenie. Bez toho, aby ste sledovali reverzné záznamy v tabuľkovom procesore, neviete, čo sa má obrátiť v ďalšom období. Účtovné systémy, ktoré vyžadujú zadanie reverzných záznamov, vyžadujú, aby účtovník vykonal dvojitú prácu. Pre každý uskutočnený záznam, ktorý vyžaduje zrušenie v nasledujúcom období, musí účtovník urobiť dva záznamy, jeden v každom období. Môže to byť ťažkopádna úloha a vyžaduje sledovanie akýchkoľvek chýb, pretože čiastky zadané v jednom období a obrátené v ďalšom musia byť rovnaké na nulu.
Nadhodnotené alebo podvedené účty
Ďalšou nevýhodou použitia reverzných záznamov je, že chyby môžu nadhodiť alebo podhodnotiť účet. Zatiaľ čo časové rozlíšenie umožňuje účtovníkovi správne sledovať vzniknuté, ale nie prijaté príjmy alebo výdavky, zabúdanie na zrušenie záznamu môže skončiť v nadhodnotenej alebo podhodnotenej čiastke na účte, pretože by nebol zadaný spätný záznam.
Viac záznamov, viac chýb
Použitie reverzných záznamov zdvojnásobuje prácu účtovníka a nárast šance na chyby pri zvyšovaní manuálnej práce. Systém, ktorý umožňuje automatické zvrátenie nahromadených záznamov, môže byť najúčinnejší, pretože pôvodný záznam musí byť vykonaný iba raz. Hoci by účtovník stále kontroloval záznamy o spätnom výmere, nebude musieť zdvojnásobiť svoju prácu.
