Pri riadení projektu spodný riadok vedie, čo prináša výsledky. "Výstupy" sú pojmom, ktorý sa v každom prípade vždy počuje, a bolo by ľahké si myslieť, že sa to týka fyzických výrobkov, ktoré dostanete, ale je oveľa rozsiahlejšie než to.
Aké sú výstupy?
V podstate sú výstupy projektu výstupom projektu. Existuje však niekoľko druhov výstupov: interné a externé výstupy a výstupy projektov a procesov.
Externé produkty sú služby alebo produkty, ktoré zákazník alebo zákazník zaviedol do spoločnosti. Je to niečo, čo vaše podnikanie vytvára na predaj, aby prinášalo príjem spoločnosti.
Interné dodávky sú úlohy a práce dokončené v rámci spoločnosti, ktorá nie je riadená zákazníkom, ale požiadavkou na úspešné fungovanie podniku. Podanie dane, vykonávanie papierovania a vedenie účtov sa považujú za interné. Interné dodávky nikdy neprekročia stôl klienta, ale môžu byť vytvorené pre úrady ako IRS alebo licenčné orgány. Sú stále v (vnútornej) vašej spoločnosti, alebo sú potrebné pre chod vašej spoločnosti.
Projektové výstupy a výstupy z procesov spadajú pod kategóriu externých dodávok, pretože sa týkajú práce klientov.Projektové výstupy sú výsledky riadené klientom; akékoľvek produkty a služby, ktoré majú byť poskytnuté klientovi ako výsledok projektu.
Dodávateľské procesy sú na druhej strane jednou z prác vykonaných na dokončenie dodávky projektu. Sú to dokumenty, plány, makety, akékoľvek objasnenia rozsahu a dokonca aj rozdelenia štruktúry práce, ktoré sú vytvorené pre interný tím.
Pochopenie výsledkov projektu
Keď sa zákazníci alebo klienti zapájajú do podnikania, aby poskytli službu alebo predávali produkt, výsledok, ktorý získajú, je realizovateľný. Môže to byť fyzický produkt, ale môže to byť aj niečo nehmotné, ako služba, správa alebo počítačový súbor.
Napríklad, keď letecká spoločnosť dohodne s Boeingom, že prichádza s novými lietadlami pre nich, špecifikujú to, čo od lietadla vyžadujú - od veľkosti až po sedenie a dizajn. Rovina sa stane dodávkou. A ak má spoločnosť internú konferenciu a najme transcriber na zaznamenanie a dokumentáciu udalosti, sú ich prepisové súbory tiež výsledkami.
Výstupom môže byť kreatívny výstup, hardvér, softvér, dokumenty, vybavenie a ďalšie služby. Môžu to byť krátkodobé pracovné miesta alebo masívne komplexné dlhodobé projekty.
Čím jasnejšie dodávky sú definované v zmluvách o projekte, tým hladší bude proces dodávania.
Definovanie výstupov projektu
Nestačí povedať, čo to bude na konci projektu. Je nevyhnutné mať jasný rozsah, náklady a časové limity stanovené v zmluve o dodávkach, aby sa obe strany dohodli na tom, čo bude doručené, kedy bude doručené a koľko.
Predpokladajme napríklad, že zadávate nové firemné webové stránky pre vašu odevnú spoločnosť. Čím viac môžete špecifikovať to, čo požadujete od webovej stránky, tým je pravdepodobnejšie, že máte požadované produkty.
Preto by ste mali obsahovať zoznam všetkých aspektov, ktoré budete potrebovať z webovej stránky:
- Dynamický portál elektronického obchodu, kde zákazníci môžu vidieť oblečenie vo viacerých zobrazeniach so schopnosťami priblíženia.
- Zákazníci môžu nakupovať online pomocou kreditných kariet, PayPal a Interac vo viacerých menách.
- Integrácia agregácie poštového zoznamu je na zozname požiadaviek marketingového oddelenia.
- Produktové oddelenie chce, aby sa webová lokalita ľahko aktualizovala novým produktom, ale musí tiež upravovať inventár spoločnosti 24 hodín denne, 7 dní v týždni, takže produkty nie sú prepredané alebo zostali nepredané kvôli zlej sledovaniu údajov.
Každý z týchto aspektov môže byť podrobne opísaný v zmluve o projekte. O výsledkoch procesu sa potom rozhodne interným projektovým tímom takým spôsobom, ktorý urýchlene posunie projekt tak, aby bolo možné splniť termíny externých dodávok.
V tomto prípade môže byť viac ako jeden dodávateľ. Prvým z nich môže byť maketa dizajnu webových stránok a druhým dodávateľom bude fungujúca webová stránka alebo drôtový rám. Prvý dodávateľ bude potrebovať schválenie ešte predtým, ako bude možné vytvoriť druhý dodávateľ a zmluva bude musieť objasniť kritériá prijateľnosti dodávok.
Kroky pri definovaní výstupov
Dve najdôležitejšie slová, ktoré je potrebné mať na pamäti pri definovaní výsledkov, sú "špecifické" a "merateľné".
Špecifické aspekty prichádzajú do fázy plánovania projektu a tam budú uvedené podrobnosti o tom, čo musí byť výsledkom; dodávky. Akonáhle sa potvrdia špecifiká, môžu sa zistiť náklady a práca a schváliť rozpočet klientom.
Míľniky sú súčasťou "merateľného" aspektu výstupov, ale sú určené na interné použitie - procesné výsledky - len kontrolný bod triedenia na ceste k dokončeniu projektu a uvoľneniu práce klienta.
Ďalším aspektom merateľnej časti projektových výstupov je to, že musia spĺňať kritériá akceptácie. Na tento účel musí byť klient jasný v tom, čo potrebuje počas písomnej zmluvy, alebo môžu mať malú odmenu, ak ich dodávky nedosahujú to, čo si predstavovali.
Základné body a míľniky
Buď pracujete na projekte, ktorý vyžaduje výstupy, alebo sa snažíte získať výsledky. Jedným alebo druhým spôsobom, projekt potrebuje základy a míľniky na zabezpečenie úspechu.
Základnými údajmi o projekte môžu byť buď východiskové hodnoty rozsahu, základná línia plánu alebo východisková hodnota nákladov. Spolu sú základnými líniami merania výkonnosti a nie sú definované až po dokončení plánovania projektu. Majú byť rámcom pre dohľad, keďže projekt prebieha.
Východisková cena je očakávaný rozpočet. Rozsah zahŕňa rozsah celého projektu a očakávania a výsledok. Rozvrh je časová os pre vykonanie a doručenie. Ak alebo keď sa zmenia podrobnosti o projekte, je potrebné poznamenať, že bude potrebné zmeniť základy.
Pri sledovaní presnosti základných údajov sú dôležité míľniky. Míľniky sú úlohy alebo úspechy, ktoré po dokončení pomoci urýchlia konečné výsledky akéhokoľvek projektu. Míľniky môžu byť veľkými úspechmi, ako je dokončenie rámovania v novom sklade alebo podobne ako podpísaná zmluva. Vo všeobecnosti sú medzníky vnútornou funkciou, prostriedkom monitorovania pokroku, ktorý pomáha projektovému tímu zostať na cieli na dokončenie.
Ak dôjde k vynechaniu míľnikov projektu alebo k zmenám základných línií, znamená to, že výsledky nemusia spĺňať termín.
Riadenie výstupov projektu
Rozsah dotyku môže vykoreniť výsledky, ak sa rozsah projektu rozšíri po začatí vecí. Aby ste to obmedzili, je jasné, aké výstupy sa týkajú počiatočnej dohody o projekte, a ak je to potrebné, vytvorte dodatočný čas a rozpočet, ak sa pridá nové dodávky. Nezabudnite získať súhlas od všetkých zainteresovaných strán v týchto prípadoch.
Klienti a ďalšie zainteresované strany môžu zlepšiť úspech projektu prostredníctvom svojich vstupných informácií o tom, aké kritériá akceptovania by mali byť. Uistite sa, či je konečné použitie dodávky a aký je jej účel, aby ste sa uistili, že spĺňate potreby a požiadavky výsledkov.
Zamestnávajte softvér na riadenie projektov, aby všetci boli na dosah a boli informovaní o priebehu projektu a o tom, koľko práce je potrebné vykonať na dokončenie. To môže byť obzvlášť produktívne, ak existuje viac ako jeden externý dodávateľ. Zabezpečte, aby procesy, časové horizonty a ciele boli jasné a jasné a delegujte úlohy.
