Systémové prístupy k organizačnej komunikácii považujú komunikáciu za základný prvok celého podnikania - zvnútra aj vonku. Namiesto oddelených komunikačných procesov do sietí je komunikácia riadená na systémovej úrovni, aby sa zabezpečilo, že správa je konzistentná a zosúladená. Je to dôležitá filozofia pre organizácie, ktoré chcú zabezpečiť, aby ich publikum dostávalo rovnaké správy, v správnom čase a prostredníctvom vhodných komunikačných kanálov. Niektoré kľúčové pojmy systémových prístupov zahŕňajú vzájomnú závislosť cieľov a ich atribútov, holizmu, hľadanie cieľov a vstupy / výstupy.
vzájomná závislosť
Systémové prístupy k komunikácii uznávajú, že mnohé formy organizačnej komunikácie, ktoré existujú v organizácii aj mimo nej, sú integrálne previazané a následne vzájomne závislé. Napríklad oznámenie generálneho riaditeľa na stretnutí na celom podniku môže viesť k položke v organizačnom spravodajstve, príspevku na firemnom intranetu a možno aj rozhovoru miestnymi médiami. Uznávajúc túto vzájomnú závislosť, organizácie môžu lepšie naplánovať a štruktúrovať svoju komunikáciu, aby zohľadnili všetky potenciálne kanály. Takže napríklad spoločnosť môže chcieť naplánovať svoje komunikácie s cieľom komunikovať najprv s interným publikom, potom s kľúčovými zákazníckymi publikami a v konečnom dôsledku so spotrebiteľskými divákmi vo všeobecnosti. Starostlivé načasovanie a distribúcia správ zabezpečí, že správne publikum dostane správne správy v správnom čase.
holismus
Holizmus je prístup, ktorý sa zameriava skôr na súhrn rôznych aktivít ako na jednotlivé príspevky jednotlivých prvkov prístupu. To je celkom bežné v reklamnom svete, kde obchodníci uznávajú, že správy posielané prostredníctvom viacerých kanálov majú viacnásobný vplyv väčší ako súčet častí. To isté platí, keď organizácie považujú systémový prístup k firemnej komunikácii. Jediná správa odoslaná prostredníctvom viacerých kanálov bude mať vplyv väčší ako súčet jednotlivých dopadov jednotlivých správ.
Hľadanie cieľa
Systémové prístupy k komunikácii uznávajú, že existuje nejaký požadovaný, zamýšľaný výsledok, ktorý povedie k úspechu v komunikácii. Účel organizačnej komunikácie by mal byť zameraný na požadovaný výsledok, ktorý by mohol zahŕňať také veci ako zlepšenie angažovanosti zamestnancov, zvyšovanie spokojnosti zákazníkov, zvyšovanie povedomia o konkrétnych organizačných iniciatívach a podobne. Keďže sa identifikujú komunikačné skupiny, vytvárajú sa správy a vyberajú sa kanály, ciele smerujú k formulácii stratégií, ktoré majú v konečnom dôsledku za cieľ dosiahnuť požadované výsledky. Takže napríklad spoločnosť môže chcieť zvýšiť preferenciu svojich služieb v porovnaní s konkurenciou, čím sa medzera medzi týmito preferenciami obmedzí o určitú sumu. Komunikačné činnosti by boli navrhnuté tak, aby sa odstránili medzery a budúce merania by naznačovali, či sa dosiahli výsledky.
Vstupy a výstupy
Dôležité je, že efektívne systémy sú otvorené, nie sú zatvorené. Systémové prístupy k organizačnej komunikácii uznávajú, že komunikácia zahŕňa vstupy i výstupy. Organizácie, ktoré efektívne komunikujú, si uvedomujú, že nielen posielajú správy pre kľúčové publikum, ale musia byť pripravené na prijímanie správ. Vstupy získané od rôznych divákov môžu byť použité na poskytnutie smerovania pre budúce aktivity a môžu slúžiť ako indikátory toho, ako efektívne sa dosahujú ciele. Dnešné kanály sociálnych médií poskytujú širokú škálu príležitostí pre tento typ obojsmernej komunikácie.
