Účtovný informačný systém poskytuje presné a včasné finančné informácie na účely interného riadenia. Zatiaľ čo tieto systémy môžu obsahovať manuály a knihy pre papiere, väčšina systémov v dnešnom podnikateľskom prostredí je postavená na účtovných softvérových programoch alebo aplikáciách. Tieto systémy poskytujú majiteľom firiem finančné alebo operačné správy na rozhodovanie. Účtovný informačný systém môže tiež integrovať a plniť ciele oddelenia a spoločnosti.
Centrálna zbierka informácií
Účtovné informačné systémy zhromažďujú informácie pre rôzne účely v podnikaní. Veľké organizácie často používajú tento systém na zhromažďovanie a organizovanie finančných a iných informácií od viacerých obchodných oddelení alebo divízií. Účtovný systém môže byť tiež prínosom pre organizácie s viacerými národnými alebo medzinárodnými miestami. Tento systém umožňuje elektronický prenos informácií z mnohých zdrojov na centrálne miesto, kde účtovníci zhromažďujú a spracúvajú tieto údaje. Niektoré systémy môžu tiež zhromažďovať informácie v reálnom čase.
Kontroly a zostatky
Manažéri účtovníctva a vedúci pracovníci používajú na oddelenie úloh účtovný informačný systém a zabezpečujú, aby existovali kontroly pre rôzne účtovné funkcie. Splatné účty, pohľadávky, mzdové účtovníctvo, finančné údaje oddelení, fixné aktíva a nákup každej práce v rámci samostatných modulov v pokročilom účtovnom systéme a vyžadujú individuálne postupy a postupy spracovania. Každý z týchto modulov prináša súhrnné údaje do hlavnej knihy, ale umožňuje priebežné kontroly a vyváženie systému. Správy je možné generovať z jednotlivých modulov, aby sa zaistila presnosť údajov predtým, ako boli odovzdané do hlavnej knihy spoločnosti.
Zlepšenie toku práce
Zlepšenie toku práce v jednotlivých oddeleniach sa často zvyšuje zavedením účtovného informačného systému. Úseky mimo účtovníctva musia pochopiť, ako sa dôležité informácie spracovávajú prostredníctvom interného finančného informačného systému spoločnosti z rôznych dôvodov. Zdrojové dokumenty - ako sú faktúry, nákupné príkazy, výkazy nákladov zamestnancov, časové karty pre vstupy na mzdy, účty a formuláre na nadobúdanie aktív - musia všetci nájsť cestu od pôvodcu k účtovnému oddeleniu.
V závislosti od softvéru vyžaduje účtovný systém rôzne informácie o rôznych častiach procesu, ktoré sa ručne zadávajú do systému. To často určuje pracovný tok ostatných oddelení v súvislosti so spracovaním finančných údajov. Postupy a procesy, ktoré jasne vymedzujú potrebné informácie, kroky na spracovanie týchto informácií a proces schvaľovania, pomáhajú pri znižovaní nadbytočnej práce a zabezpečujú, aby účtovné oddelenie malo potrebné schválenia na spracovanie finančných údajov.
