Účtovanie je definované ako vykazovanie, zaznamenávanie a analýza finančných údajov podniku. Počítačový účtovný systém zahŕňa program alebo softvérový balík, ktorý nahrádza manuálny systém alebo účtovníka pri zaznamenávaní a spracúvaní finančných transakcií. Umožňuje manažérom a ostatným koncovým používateľom analyzovať finančné zdravie podniku a prijímať potrebné opatrenia na základe týchto informácií. Počítačové účtovné systémy sú navrhnuté tak, aby boli plne prispôsobiteľné, ale primárne komponenty zostávajú rovnaké pre rôzne typy systémov.
softvér
Softvér je jadrom počítačového účtovného systému. Softvérová súčasť pozostáva z modulov alebo menších samostatných programov. Každý jednotlivý modul vykonáva inú funkciu. Moduly môžu zahŕňať moduly riadenia výroby, zákazníkov, hlavnej knihy, ľudských zdrojov, správy aktív, finančného riadenia alebo nákupu a riadenia zásob. Všetky moduly sa navzájom prepájajú na zdieľanie údajov. Typický účtovný proces integruje všetky moduly počítačového účtovného systému, pričom každý z nich uchováva údaje o konkrétnych aktivitách a subjektoch.
technické vybavenie
Hardvér sa týka fyzických komponentov systému. Podľa knihy "Účtovné zásady" sa všetky fyzické zariadenia spojené s počítačovým účtovným systémom označujú ako hardvér. Počítačové účtovné systémy sú inštalované na počítačoch s kapacitou na spustenie systémov. Veľké účtovné systémy pozostávajú z mnohých modulov a bežne vyžadujú počítače s rýchlymi procesormi a veľkou kapacitou. Medzi ďalšie hardvérové súčasti, ktoré sú nevyhnutné v počítačovom systéme účtovníctva, patria tlačové a skenovacie zariadenia, ako aj iné periférne zariadenia, ako myš, klávesnica a externé pamäťové zariadenia.
Personál
Zatiaľ čo počítačové účtovné systémy sú navrhnuté tak, aby fungovali nezávisle od ručného zásahu, zvyčajne vyžadujú určitý prvok dohľadu. Ľudskí prevádzkovatelia sú povinní používať finančné údaje, ktoré potom spracováva počítačový systém. Podľa knihy "Audit podvodov a forenzné účtovníctvo", ďalší kľúčoví zamestnanci v počítačovom systéme účtovníctva zahŕňajú kvalifikovanú kontrolu zmien, správcov databáz, bezpečnostný personál a manažment. Tieto prvky spoločne fungujú na zabezpečenie plynulého fungovania počítačového systému a poskytujú možnosti riešenia problémov v prípade potreby.
