Napísanie podrobného plánu alebo procesu riadenia projektu zahŕňa dokumentovanie krokov a úloh potrebných na vytvorenie produktu alebo služby. Váš akčný plán by mal opisovať celý projekt so všetkými fázami, počnúc iniciovaním a pokračovaním v monitorovaní, vykonávaní, kontrole a zatváraní, odporúča Inštitút pre riadenie projektov. Zahrňte prehľad a podrobnosti o rozsahu, harmonograme, nákladoch a kvalite. Mali by ste tiež uviesť členov projektového tímu, komunikačnú stratégiu, riziká, nákupné procesy a techniky na riadenie zmien.
Používanie šablóny
Hoci môžete vytvoriť svoj vlastný formát, je často jednoduchšie začať s existujúcim dizajnom. Stiahnite si šablónu z webových stránok, ako sú Microsoft Office, PM Docs alebo PM Links. Používanie šablóny zabezpečuje, že pokryjete všetky požadované témy a zachováte konzistenciu s každým projektom. Šablóna navyše pripomína, aby ste identifikovali ľudí, ktorí schvália váš plán, vyčlenia finančné prostriedky a poskytujú zdroje.
Prehľad popisu sa používa na opis situácie. Napríklad uveďte obchodné podmienky, ktoré spustili potrebu projektu. Môže to zahŕňať spätnú väzbu od zákazníkov, plány konkurentov alebo požiadavky investorov. Vytvorte sekcie pre rozsah, plán a rozpočet. Tieto sekcie poskytujú špecifiká o produkte alebo službe, ktoré plánujete vytvoriť, projektových míľnikoch, koľko ľudí potrebujete na prácu na projekte a rozpočtovom obmedzení. Vytvorte sekciu, ktorá popisuje proces riadenia kvality a obsahuje stratégiu zabezpečenia kvality a iniciatívy na kontrolu kvality. Dokumentovaním procesu, ktorý plánujete nasledovať, hovoríte všetkým členom tímu, čo potrebujú na dosiahnutie cieľov a cieľov projektu.
podrobnosti
Uveďte členov projektového tímu, ich úlohy a povinnosti a časové záväzky v podporných sekciách. Okrem toho popíšte komunikačnú stratégiu, ktorá bude nasledovať, ako napríklad vyplnenie týždenných správ o stave a priebežných mesačných stretnutí. Môžete napríklad uviesť tabuľku, v ktorej sa uvádza, čo chcete, aby každý člen tímu pracoval. Zahrňte úlohu v prvom stĺpci a dokumentujte stav v druhom stĺpci, napríklad nespustený, prebiehajúci, dokončený alebo oneskorený. Pridajte miesto pre ďalší komentár do tretieho stĺpca.
proces
Nakoniec popíšte plány na riešenie akýchkoľvek potenciálnych rizík, ako sú oneskorenie dodávateľov alebo ďalšie požiadavky zainteresovaných strán. Definujte nákupné procesy a techniky zoznamu pre riadenie zmien vrátane toho, kto schvaľuje úpravy plánu.
schválenie
Akonáhle je plán dokončený, prečítajte si podrobnosti s projektovým tímom. Začlenenie ich spätnej väzby pred jej distribúciou zainteresovaným stranám na schválenie. Po schválení plánu začnite pracovať v krokoch. Informujte členov tímu o pokroku podľa postupu v komunikačnej stratégii. Ako práca pokračuje, zhodnoťte svoje úsilie, aby ste mohli začleniť techniky, ktoré sa naučíte do ďalšieho projektu.
