Ak ste si niekedy prečítali návod na montáž alebo prevádzku nového nákupu a odišli ste viac zmätení, než keď ste začali, nie ste sám. Technické písanie môže byť ťažké aj pre tých najpostihavejších profesionálov. Pri písaní technickej správy je však dôležité zahrnúť príslušné témy, byť jasné a stručné a usporiadať informácie, aby ich čitateľ mohol ľahko pochopiť.
Výber predmetu
Ľudia vo všeobecnosti píšu technické správy, keď vykonali nejaký výskum a potrebujú prezentovať výsledky konkrétnemu publiku. Tento výskum môže byť terénny výskum - prieskumy, rozhovory a pozorovania - alebo výskum kníh. Bez ohľadu na typ výskumu, ktorý ste urobili, nebudete môcť zdieľať všetky informácie, ktoré ste zhromaždili. V časti "Niekoľko rád o písaní technickej správy" Alan Sherman z Marylandskej univerzity v Baltimore County navrhuje, aby sa vaša správa zamerala na významné zistenia, ktoré ukazujú, že predmet vášho výskumu je zaujímavý a dôležitý. Mali by ste tiež zahrnúť také prvky, akými sú návrh výskumu a odporúčania, ak sú potrebné.
Byť jasný a stručný
Ľudia nečítajú technické správy o kvetinovom jazyku alebo obrázkoch. Namiesto toho ľudia čítajú technické správy, pretože hľadajú konkrétny druh informácií. Pri písaní správy je jasné a stručné. Zamyslite sa nad svojim publikom a účelom a napíšte ich spôsobom, ktorý najlepšie umožní čitateľom pochopiť, čo sa snažíte komunikovať. Napríklad, ak viete, že veľa ľudí, ktorí hovoria po anglicky ako druhý jazyk, prečíta vašu správu, vyhýbajú sa klišám a idiómom. Kedykoľvek je to možné, povedzte, odstráňte slová, vety a odseky, ktoré nepotrebujete nahlásiť informácie, ktoré ste zhromaždili.
Usporiadanie vašich informácií
Organizácia je v technických správach kritická. Bez ohľadu na to, či napíšete článok ako článok alebo daňové hlásenie na pracovisku, môžu dezorganizované informácie pre čitateľov ťažko použiť tieto informácie. Publikum a účel výrazne ovplyvňujú, ako spravujete svoju správu. To, čo publikum už vie o téme, určuje, či je potrebné pred špecifikáciami uviesť informácie o pozadí. Ak účelom vašej správy je odôvodniť použitie peňazí alebo obhajovať akciu, ktorá sa má prijať, skončiť návrhom alebo odvolaním a usporiadať orgán vašej správy o vašej podpore tejto akcie. Jednotlivci, ktorí píšu, ako písať kusy, musia byť istí, že kroky sú umiestnené v správnom, chronologickom poradí.
Citovať vonkajšie zdroje
Keďže informačné technické správy často odhaľujú výsledky výskumu, pravdepodobne sa vo svojich textoch odvolávate na nápady ostatných. Bez ohľadu na to, či citujete alebo parafrázujete tieto zdroje, musíte ich dať citovať tým, že ich citujete. Ak píšete svoju správu pre prácu, môže byť pre túto citáciu odporúčaná poznámka alebo poznámka. Ak píšete správu do školy, váš učiteľ alebo profesor bude zvyčajne vyžadovať, aby ste použili existujúci citačný štýl, napríklad moderný jazykový zväz alebo štýl americkej psychologickej asociácie.
