Správa o písaní základných zručností na všetkých úrovniach podnikania. Písanie jasných, stručných správ je kľúčovou zručnosťou pre efektívnu obchodnú komunikáciu. Účinná, dobre napísaná správa môže priniesť predaj, vytvoriť súdržnejšie a lepšie fungujúce tímy, zefektívniť procesy a zlepšiť finančné operácie. Správy môžu upozorniť manažment na príležitosti pre rast podnikania, identifikovať oblasti, v ktorých možno dosiahnuť väčšiu efektívnosť a zaviesť súdržné obchodné postupy. Pretože je to veľmi dôležité pre fungovanie väčšiny firiem, písanie správ je považované za jednu z najdôležitejších foriem obchodnej komunikácie.
dôležité informácie
Písanie správ, pretože je takou dôležitou súčasťou obchodnej komunikácie, musí byť dobre naplánované. Medzi dôležité otázky patrí poznanie publika, pre ktoré je správa napísaná, dôvody na vypracovanie správy, konečný účel, pre ktorý je správa určená, a konkrétne zamestnanci, ktorí potrebujú prispieť k informáciám, ktoré sú nevyhnutné pre dokončenie správy. Je nevyhnutné určiť počet podnikateľských zdrojov, ktoré sa dostanú do písania správy a porovnať hodnotu týchto zdrojov s očakávanou čistou návratnosťou od vytvorenia výkazu. Ak je na vypracovanie správy potrebných veľa cenných zdrojov, ale správa bude mať len malý prínos, potom to nie je efektívny projekt. Menej časovo náročná forma obchodnej komunikácie, ako napríklad memorandum, môže byť tým, čo je potrebné.
plánovanie
Akonáhle boli všetky úvahy preskúmané a zdokumentované, spisovateľ správy - alebo vedúci projektu, ak niekoľko spisovateľov vytvára správu - zostavuje plán. Plánovanie je dôležité pre efektívnu obchodnú komunikáciu, nie je to nič viac, ako v písaní správ. Komplexný plán na vypracovanie správy obsahuje časový harmonogram pre vytvorenie správy, potrebné materiály, zoznam všetkých prispievateľov a všetky potrebné zábezpeky a materiály, ako napríklad umelecké diela.
výroba
Produkcia je hlavným krokom vo všetkých projektoch podnikovej komunikácie. Pri písaní správ môže výroba trvať len jeden deň alebo niekoľko mesiacov v závislosti od rozsahu projektu. Je dôležité pravidelne konzultovať plán počas dlhých projektov na písanie správ, aby sa zabezpečilo, že projekt bude na dobrej úrovni dokončený.
Preskúmanie
Správa je zvyčajne preskúmaná aspoň spisovateľom predtým, ako je doručená konečným príjemcom. Pre každú obchodnú komunikáciu je potrebná dobrá gramatika a štýl, takže preskúmanie by malo zahŕňať - minimálne - kontrolu pravopisu a interpunkcie. Ak to čas dovoľuje, musí sa vykonať rozsiahlejšia kontrola obsahu. Ak je to možné, korektor by mal byť niekto, kto znovu vidí materiál; "čerstvé oči" sú spôsobilé zistiť chyby alebo gramatické problémy, ktoré niekto, kto sa úzko podieľal na vytváraní správy, nemusí zachytiť.
dodávka
Poskytovanie správy môže mať niekoľko foriem: Správa môže byť prezentovaná ako prezentácia a diskusia, vytlačená a zaslaná e-mailom celkovo príjemcom alebo rozdelená na niekoľko sekcií a doručená počas niekoľkých týždňov rôznym príjemcom. Môže sa zobraziť kratšia verzia dlhého prehľadu, zatiaľ čo plná verzia je poskytnutá v tlači. Metódy doručenia sú dané dĺžkou správy, dostupnosťou spisovateľa na prezentáciu zistení a geografickými umiestneniami príjemcov.
