Väčšina obchodných funkcií, ktoré nie sú riadené politikami a postupmi, sa stáva chaotickou a dezorganizovanou. Zachovanie záznamov nie je jedným z najzaujímavejších aspektov podnikania, ale je to jeden z najdôležitejších. Organizovaný systém pre ukladanie dokumentov odstraňuje zbytočné záznamy a chráni firmu v prípade auditu. Vedieť, kedy sa má udržiavať a kedy hádzať, je rozhodujúcim krokom pri rozvíjaní úspešnej obchodnej operácie.
Univerzálny plán uchovávania
Všetky spoločnosti by mali vytvoriť systém uchovávania záznamov, ktorý by bol univerzálny pre všetky oddelenia. Dostane všetci na tej istej stránke, pokiaľ ide o ukladanie záznamov. Preskúmajte zákony a stanovy pre váš obchodný a prevádzkový sektor. Napríklad právnická firma môže mať iné požiadavky ako malý obchod s potravinami. V prípade potreby sa obráťte na právnika, ktorý vytvorí tento systém. Index plánu na základe funkcie a oddelenia. Vykonajte rozvrh a priraďte klasifikačné kódy.
Zaznamenáva inventár
Zásoby záznamov sú rozhodujúcim krokom pri riadení zadržiavania. Toto je presný zoznam všetkých záznamov, elektronických a papierových, v rámci vašej organizácie. Výpis by mal detailne uvádzať názov každého záznamu, napríklad "Hlavná kniha" a umiestnenie dokumentu. Okrem toho zahrňte klasifikáciu záznamov. Bude to referenčný ukazovateľ retencie založený na harmonograme vašej spoločnosti. Napríklad zostavte tabuľku; prvý stĺpec by bol názov "Správa o splatnosti účtov." Druhá hlavička stĺpca by bola klasifikácia "Účty splatné". Stĺpec tri by mohol byť oddelením "Účtovníctvo". Zvyšok tabuľky by mohol zahŕňať umiestnenie, "Východná skladovacia miestnosť, štyri kabinet" a retenčný kód "Plán A."
Hodnotenie dokumentov
Proces hodnotenia zahŕňa celopodnikovú analýzu záznamov na mieste, aby sa odstránili dokumenty, ktoré presahujú retenčné obdobie. Táto forma čistenia domu eliminuje nahromadenie prebytočných záznamov. Použitím záznamu inventára záznamov zničte dokumenty s uplynutou platnosťou. Po dokončení skontrolujte všetky sklady a aktualizujte zoznam inventára. Počas tejto doby preskúmajte zákony, aby ste rozpoznali všetky zmeny prijaté od poslednej kontroly. Naplánujte prehľad ročne, štvrťročne alebo mesačne.
