Hotovosť je viac ako len mince a mena v podnikateľskom svete. Zahŕňa tiež šeky, transakcie kreditnou kartou a peňažné príkazy. Použitím techník osvedčených postupov na zaobchádzanie s hotovosťami prispievate k zníženiu chýb a zabezpečeniu zodpovednosti, a to aj vtedy, ak je množstvo hotovosti, s ktorou pracujete, nízka. Vytvorením a implementáciou kontrol na spracovanie peňazí môžete vytvoriť efektívny proces riadenia odchádzajúcich platieb a peňazí, ktoré dostanete.
Peňažná zodpovednosť
Sledujte jednotlivcov, ktorí majú prístup k hotovosti spoločnosti, a všimnite si zodpovednosť za spracovanie peňazí od každej osoby. Mali by ste vedieť, kde je vaša spoločnosť v hotovosti stále a byť schopný vysledovať nezrovnalosti konkrétnym jednotlivcom. Môžete to dosiahnuť tým, že sa uistite, že každá platba má vydaný a zaznamenaný doklad o hotovosti, ktorý dáva každému zákazníkovi potvrdenie a dokumentuje akékoľvek prevody. Vedúci by mal vždy schváliť zrušené alebo vrátené transakcie a overiť vklady v hotovosti.
Oddelenie povinností
Ak má jeden alebo dva zodpovednosť za spracovanie hotovosti, existuje väčšie riziko podvodu. Oddelením povinnosti spracovania peňazí medzi viacerými jednotlivcami nemôže jedna osoba kontrolovať proces spracovania peňazí. Majú rôzne osoby zaznamenať hotovostné platby do účtovných záznamov, prijímať peniaze, vkladové fondy, zosúladiť hotovostné platby v účtovníctve, platiť účty a rozdávať výplaty. Keď oddeľujete povinnosti spracovania peňazí, každý jednotlivec je zodpovedný ostatným v procese spracovania hotovosti.
Zmierovanie hotovosti
Keď máte zavedené postupy na zosúladenie hotovosti, môžete potvrdiť, že zamestnanci zaznamenali správne hotovostné transakcie a mali systém kontrol a zostatkov. Minimálne by ste mali každý mesiac skontrolovať svoje výpisy z bánk na základe peňažných príjmov a vkladov. Okrem zaznamenávania hotovostných platieb ihneď po ich prijatí započítajte a vyvažujte svoje peňažné príjmy každý deň a porovnajte všetky príjmy s vkladmi. Okrem plánovaného mesačného zúčtovania hotovosti vykonajte každý mesiac prekvapujúcu kontrolu účtovníctva.
zabezpečenia
Kedykoľvek podnik podniká hotovosť, je dôležité mať peniaze a zamestnancov v bezpečí. Ak chcete chrániť svoje finančné aktíva, pred vykonávaním pracovných ponúk vždy vykonajte kontrolu pozitívnych zamestnancov. Vždy ponechajte hotovosť zamknutú na bezpečnom mieste a podrobne popíšte zásady týkajúce sa zaobchádzania s hotovosťami v príručke pre zamestnancov. Obmedzte počet ľudí, ktorí majú prístup k hotovosti na čo najmenšiu možnú mieru a poskytnite iba schválenému personálu heslá a kombinácie. Každý rok alebo vždy, keď zamestnanec, ktorý spracováva hotovosť, opustí spoločnosť, zmeňte všetky kombinácie a heslá. Kedykoľvek zamestnanec počíta s peniazmi, mala by tak urobiť na mieste, ktoré verejnosť alebo zákazníci nemôžu vidieť. Pri prijímaní peňazí z jedného miesta do druhého, ako napríklad vklad alebo ak má vaša firma veľký areál, použite kamarátový systém. Vždy minimalizujte množstvo peňazí vo vašej firme cez noc, aby ste netrpeli veľkou stratou v prípade požiaru alebo krádeže.
