S mnohými pododdielmi účtovníctva existujú tvrdé a rýchle pravidlá a predpisy z hľadiska organizácie a čo je a nie je povolené. To nie je prípad účtovných informačných systémov. Existuje jednoducho príliš veľa názorov na to, čo je AIS a čo to nie je. Rozlišujú AIS od ostatných informačných systémov právne a profesionálne povinnosti uložené vedeniu a účtovníkom spoločnosti.
Tok informácií
Jednou z funkcií systému AIS je tok informácií. Tu je znázornené použitie pyramídy s manažmentom na vrchole, stredného manažmentu tesne pod tým, operačného manažmentu pod ním a operačného personálu predstavujúceho základ toku informácií. Informácie týkajúce sa výkonnosti spoločnosti smerujú smerom nahor do všetkých úrovní riadenia prostredníctvom personálu. Vedenie spoločnosti zodpovedá akcionárom alebo vlastníkom spoločnosti za informácie, ktoré dostávajú. Prispievajúc k informáciám o výkonnosti spoločnosti sú zákazníci a dodávatelia, s ktorými prevádzkoví pracovníci majú každodenný kontakt. Pomocou týchto informácií vrcholový manažér odfiltruje informácie o rozpočte spoločnosti a pokyny na zmenu alebo zlepšenie každodenných interakcií so zákazníkmi a dodávateľmi. Informácie od dodávateľov a zákazníkov sú známe ako externé informačné toky. Tí z personálu do manažmentu a manažmentu k personálu sú známe ako interné informačné toky.
Spracovanie transakcií
Ďalšou črtou AIS je spracovanie transakcií. Systém AIS spracováva dva rôzne typy transakcií. Finančná transakcia, ktorá je akoukoľvek transakciou menovej povahy, ktorá ovplyvňuje aktíva alebo akcie obchodnej organizácie. Nefinančná transakcia je rozhodnutím, ktoré, hoci nie je merané monetárne, môže ovplyvniť celkové účtovné zdravie spoločnosti. Ak sa napríklad spoločnosť rozhodne zmeniť dodávateľov z dôvodu podstatného zvýšenia cien od súčasného dodávateľa, okamžitý účinok nemá finančnú povahu až do prvého zadania zákazky.
Všetky transakcie sú zapísané do účtovného informačného systému s cieľom ovplyvniť rozhodovanie vrcholového manažmentu. Ak je vedúci predstaviteľ vedomý prichádzajúceho nárastu nákladov, daní alebo potenciálnej straty klientely, je možné prijať rozhodnutia na zamedzenie negatívnych dôsledkov budúcich udalostí.
Model AIS
Typický model AIS ilustruje tieto funkcie a zahŕňa tri rôzne kroky pri spracovaní informácií. Prvým je zhromažďovanie údajov. Považuje sa to za najdôležitejšie zo všetkých troch krokov, akoby sa chyby nezistili, systém by mohol vytvoriť nespoľahlivý výstup. Dve hlavné požiadavky procesu zhromažďovania údajov spočívajú v tom, že použité údaje sú relevantné a účinné. Vo fáze zhromažďovania údajov je dôležité zvážiť relevantnosť údajov, aby sa odfiltrovali všetky nerelevantné fakty zo systému. Účinnosť zahŕňa zhromažďovanie rovnakého súboru údajov len raz. V opačnom prípade dôjde k nadbytočným údajom. Druhým krokom je spracovanie údajov alebo pokus o organizáciu údajov takým spôsobom, že manažment môže prijímať rozhodnutia týkajúce sa finančných rozhodnutí spoločnosti. Jedným príkladom by bolo použitie údajov o predaji na predpovedanie budúcich očakávaní predaja. Na základe týchto očakávaní je možné prijať rozhodnutia týkajúce sa personálnych požiadaviek. Tretím krokom je skutočná generácia informácií, ktoré vedú k rozhodovaniu. Bez ohľadu na to, či je rozhodnutie založené na finančných alebo nefinančných transakciách, rozhodnutie môže ovplyvniť každodenné fungovanie podniku a prípadne aj finančný výhľad spoločnosti.
