Nie je nezvyčajné, aby vlastníci podnikov a poskytovatelia služieb podliehali zákazníkom. Napríklad, ak ste webový dizajnér a projekt, na ktorom pracujete, trvá viac času a úsilia, než si myslel, možno budete chcieť účtovať viac. V tomto prípade má zmysel vydávať klientovi debetnú poznámku alebo debetnú správu. Tento dokument je široko používaný vo všetkých odvetviach pre inkrementálne fakturácie, bankové transakcie a ďalšie.
Tipy
-
Debetné memorandum alebo debetné oznámenie je formulár vydaný predajcami s cieľom oznámiť zákazníkom, že neboli dostatočne účtované alebo účtované. Má úlohu riadiť zostatok na konkrétnej faktúre a napraviť chyby pri fakturácii.
Čo je debetné memorandum?
Povedzme, že vlastníte digitálnu marketingovú agentúru a jeden z vašich klientov po zadaní objednávky požaduje ďalšie služby.Môžete buď vyhotoviť debetnú poznámku, alebo novú faktúru pokrývajúcu tieto služby. Ak vyberiete prvú možnosť, je potrebné zaznamenať debetnú správu na mesačnom výpise neuhradených pohľadávok.
Banky vydávajú debetné upozornenia s cieľom informovať zákazníkov o poplatkoch za úhradu úveru, úrokoch, odškodných poplatkoch za šeky, poplatkoch z DDA a kreditných poplatkoch atď. Tento dokument sa môže použiť aj na účtovanie provízie alebo kompenzáciu kreditného zostatku na účte zákazníka. Premýšľajte o tom ako s neformálnou faktúrou.
Debetné a kreditné poznámky
Ako vlastník firmy je dôležité, aby ste pochopili rozdiel medzi debetnými a dobropismi. Druhá z nich sa používa na zníženie sumy, ktorú kupujúci dlhuje predajcovi. Kupujúci zaznamenávajú toto zníženie svojho zostatku splatných účtov, kým dodávatelia ich zaznamenávajú do bilancie svojich pohľadávok.
Vo všeobecnosti spoločnosti vydávajú dobropis, keď poplatky účtované klientovi sú príliš vysoké. Napríklad továreň môže vydať faktúru vo výške 2 000 USD za 200 kusov tovaru, kde každá jednotka stojí 10 USD. Kupujúci informuje továreň, že päť jednotiek je vadných. V tomto prípade môže továreň vydať kreditnú poznámku vo výške 50 USD a zaznamenať transakciu vo svojich pohľadávkach.
Sumu uvedenú v dobropisu môžete vrátiť kupujúcemu alebo požiadať o nákup. Rovnako ako debetné memorandum, tento dokument je zvyčajne pre predchádzajúcu faktúru. Obidva dokumenty majú za úlohu opraviť chyby v fakturácii a chyby faktúr.
Vytvorenie debetnej poznámky
Debetná poznámka je pomerne jednoduchá. Po prvé, zistite, koľko peňazí dlhuje váš zákazník. Potom zvoľte formát, ako napríklad platobný rozkaz alebo písomný list. Zahrňte do oznámenia o dlhu nasledujúce informácie:
- Meno a obchodné informácie zákazníka
- Váš obchodný názov a kontaktné údaje
- Daňové číslo vašej spoločnosti
- Referenčné číslo zákazníka (voliteľné)
- Číslo a dátum faktúry
- Stručný opis nadobudnutých tovarov alebo služieb
- Suma, ktorú dlhuje kupujúci
- Platobné podmienky vrátane prípadných neskorých poplatkov
Uveďte dôvod, prečo vydávate debetnú poznámku. Popíšte, čo je dlžné a prečo. Použite profesionálny tón. Ak sa debetná poznámka týka predchádzajúcej faktúry, zahrňte jej číslo do poznámky. V závislosti od vašich preferencií môžete použiť tabuľkový procesor, textový procesor, fakturačný softvér alebo šablóny debetných poznámok. Mnoho webových stránok, ako napríklad Smartsheet, Template.net a Biztree, poskytujú bezplatné šablóny, ktoré môžu byť prispôsobené podľa vašich potrieb. Všetko, čo musíte urobiť, je vyplniť, stiahnuť a vytlačiť formulár.
Keď skončíte, posielajte debetnú poznámku svojim klientom. Ak neplatia včas, vytvorte a odošlite iný debetný list. Zvážte použitie softvérového programu ako QuickBooks na udržanie presných záznamov o vašich debetných a kreditných poznámkach, faktúrach a iných finančných dokumentoch.
