Fakturačné zákazníci a klienti nie sú vždy hladké. Ak sa faktúra ukáže ako príliš vysoká alebo príliš nízka, spoločnosť môže vydať debetné alebo úverové memorandum na opravu. Banky používajú pripomienky na vykonávanie úprav účtov obchodnej kontroly. Spoločnosť na prijímacom konci poznámky ju môže použiť na sledovanie toho, koľko upraví svoje účtovné knihy.
Faktúry: Debit Versus Credit
Predpokladajme, že zavoláte inštalatéra do vašej firmy a nastavíte ich na prácu v kúpeľniach. Inštalatér napíše faktúru, ale je to nesprávny výpočet. Spoločnosť môže vydať debetné memorandum v prípade, že vám podliehalo faktúru alebo kreditnú informáciu, ak bola preúčtovaná. Môže tiež vydať zmenenú faktúru s uvedením správneho súčtu.
Správa by mala vysvetliť, prečo musí byť faktúra upravená. Napríklad, dobropis od dodávateľa môže uviesť, že váš účet bol upravený, pretože ste vrátili niektoré z objednaných dodávok. Ak ste už zaplatili pred prijatím dobropisu, môžete požiadať o platbu v hotovosti alebo ju použiť na zľavu na ďalšiu objednávku.
Ak ste ešte nezaplatili účet, zaznamenáte si poznámku úpravou splatných platieb. Predávajúci ju tiež zaznamená ako úpravu pohľadávok.
Poznámky a banky
Banky používajú aj úverové a debetné poznámky ako položky vo výpisoch z obchodných bánk. Môžete si pozrieť debetnú poznámku, ak banka musí ťarchu vášho účtu zaúčtovať poplatky, ako sú nedostatočné finančné prostriedky, poplatky za služby alebo náklady na kontrolu tlače. Môžete získať dobropis za úroky získané na účte.
Musíte zahrnúť sumy z debetných a dobropisov do vašich finančných záznamov. Robíte to vždy, keď zosúhlasíte svoje knihy s bankovým výpisom. Vo vašej súvahe sa v poznámke zvýši alebo zníži váš hotovostný účet, rovnako ako vplyv na ostatné, ako sú rôzne výdavky alebo úroky získané v závislosti od toho, či účet rastie alebo zmenšuje.
Interné poznámky
Niekedy je debetná alebo kreditná poznámka užitočná pre vaše vlastné interné operácie. Spoločnosti vydávajú úverové a debetné poznámky, keď zúčtujú malý zostatok na účte. Predpokladajme, že váš zákazník zaplatil za poslednú objednávku 5 USD. Odošlete mu vrátenie peňazí a potom upravíte svoje účty tak, aby odrážali stratu vo výške 5 USD.Spätná väzba oprávňuje vašich účtovníkov vykonať zmenu svojho účtu.
