Každá spoločnosť má rôzne pravidlá o stretnutiach. Niektorí sledujú neformálny proces, zatiaľ čo iné vyžadujú formálnejšiu štruktúru. Ako manažér alebo vlastník firmy je dôležité vedieť, ako uskutočňovať a ukončovať formálne aj neformálne stretnutia. Toto zlepší komunikáciu a povedie k produktívnejším výsledkom.
Čo znamená zorganizovať stretnutie?
Termín "odročiť" pochádza z latinských slov reklama (to) a Diurnus (Každý deň). Hoci mnohí ľudia používajú termín zamieňateľne a nazývajú koniec schôdze, "odloženie" v skutočnosti znamená presunúť stretnutie alebo položku programu do iného dňa. Členovia správnej rady spoločnosti napríklad môžu odročiť schôdzu, keď nie je možné diskutovať o problémoch, pretože chýbajú kľúčové informácie. Prerušenie znamená, že stretnutie sa obnoví neskôr, keď je každý pripravený diskutovať o danej problematike. Nie je to isté ako ukončenie alebo ukončenie schôdze, keď sú vyriešené všetky problémy.
Aké sú Pravidlá procesu stretnutí?
Niektoré organizácie, najmä súdy, univerzity, vládne agentúry a veľké organizácie dodržiavajú zavedené pravidlá pre vykonávanie formálnych stretnutí. Podľa Rómskych Pravidiel o novej revízii môže napríklad niekto postúpiť návrh na odloženie zasadnutia za určitých okolností, napríklad:
- Ak neexistuje kvórum
- Ako je stanovené v predpisoch organizácie
- Keď členovia správnej rady dosiahnu koniec programu
- V prípade mimoriadneho alebo bezprostredného nebezpečenstva, ako napríklad požiarne poplachy v budove.
Zatiaľ čo menšie podniky pravdepodobne nebudú dodržiavať pravidlá Roberta, poskytujú jednoduchý rámec pre "oficiálne" odloženie schôdze.
Postupy na prerušenie stretnutia
Zasadnutie môže byť odložené buď na začiatku, alebo v ktorejkoľvek fáze. Ak ste predseda, urobte plán na zabezpečenie toho, aby všetko prebiehalo hladko. Po prerokovaní programu skontrolujte, či si niekto želá podať návrh na odloženie schôdze. Požiadajte o jedného povedať "Počujem návrh na odloženie?" Návrh na odloženie by mal jasne stanoviť čas a dátum nasledujúcej schôdze, ako aj akékoľvek naliehavé záležitosti, ktoré si vyžadujú osobitné zasadnutie pred nasledujúcim valným zhromaždením. Podľa pravidiel Roberta musí byť návrh vyslaný a nemožno ho meniť a dopĺňať.
Zasadnutie môže byť odročené bez návrhu, ak nie je prítomný kvórum, alebo v prípade núdze. V prípade, že tento deň je štátny sviatok, môže byť schôdza odložená až do nasledujúceho pracovného dňa, v rovnakom čase a na mieste. Odložené stretnutie sa bude riadiť rovnakým poradím ako pôvodné stretnutie. V záverečných poznámkach môže predseda prerokovať deň a čas nasledujúcej schôdze. Môže tiež poskytnúť kontaktné informácie, poďakovať účastníkom a pripomenúť si pripomienky na poslednú chvíľu. V prípade, že odloženie trvá 90 dní alebo viac, každý účastník dostane oznámenie o dátume a mieste.
Prerušenie menej formálneho stretnutia
Nie všetky stretnutia sú formálne; preto nie všetky schôdze vyžadujú odloženie. Obchodné stretnutia sú dobrým príkladom.Sú určite dôležité a očakáva sa, že sa budú zúčastňovať aj všetci predajcovia. Účelom obchodných stretnutí je však vedúci odbytu informovať zamestnancov, možno ponúkať tipy a povzbudenie, alebo napomínať tých, ktorí nedosiahli ciele, alebo sa nepodarilo obrátiť sa na požadované dokumenty. V priebehu stretnutia sa neuskutoční žiadne hlasovanie, pretože názor manažéra predaja je ten, na čom záleží. Po uskutočnení stretnutia, kde je jedna osoba zodpovedná, by bolo hlúpe požiadať o odloženie. Vedúci predaja sa môže pýtať, či existujú nejaké otázky, a po odpovedi na to povedzte jednoducho: "Toto je všetko, čo som chcel dnes pokryť. Vezmite si niektoré z týchto nových brožúr, keď odchádzate a používate ich na vysvetlenie neuveriteľných výhod tohto skvelého produktu!"
Stretnutia, na ktorých sa manažéri zhromažďujú a diskutujú o problémoch a riešeniach, sú ďalším príkladom Manaţéri nemajú čas na formálne stretnutie s pohybmi a sekundami, ani nepotrebujú. Oni vedia, o čom je stretnutie, takže nie je potrebná žiadna agenda. Nikto nepoberá minúty. Budú pokračovať v diskusii o týchto otázkach na ďalšej schôdzi, takže technicky by mohli odložiť schôdzu. Ale formálne ukončenie stretnutia by bolo nepríjemné a nevhodné. Je pravdepodobné, že schôdzka bude naplánovaná na konečné množstvo času, napríklad 30 alebo 60 minút. Keď uplynie čas, niekto povie: "Vyberme si túto diskusiu budúci mesiac" zatiaľ čo iní vyčerpávajú dvere, aby sa vrátili do práce.
