Inovácie v elektronických komunikačných technológiách podnietili informačný vek, časové obdobie s tekutým, takmer okamžitým prenosom informácií. Digitálny svet ponúka rozhrania ako e-mail, instant messaging a chatovacie miestnosti, ktoré pomáhajú pri súčasnom prenose informácií veľkému počtu ľudí. Pre mnohé organizácie sa elektronická komunikácia stala nevyhnutnosťou pre účasť na modernom obchode. Elektronický obchod otvoril mnoho príležitostí, pretože umožňuje rozsiahlu globálnu spoluprácu.
Rýchle prenosy
Elektronická komunikácia umožňuje rýchly prenos tovaru, peňazí a nápadov. Tým sa eliminuje potreba, aby zamestnanci fyzicky prenášali nápady prostredníctvom pošty osobne alebo cez telefón. To sa deje aj vo väčšej miere - napríklad odoslanie tuctu e-mailových správ ukladá pracovníkovi čas, ktorý by potreboval na uskutočnenie 12 telefónnych hovorov alebo odosielanie 12 poznámok. Aby zostali konkurencieschopné, moderné pracoviská musia pracovať rovnako rýchlo ako konkurenti, používajúc internet a elektronickú komunikáciu.
Spolupráca s informáciami
Informácie sú pre mnohé organizácie hodnotnou komoditou. Určité atribúty, ako je presnosť, dostupnosť, aplikácia a rarita, robia informácie hodnotnejšími. Informácie, ktoré môžu byť použité na pomoc zamestnancom pri rozhodovaní, sú tiež cenné. Schopnosť oznamovať tieto informácie rýchlo pridáva hodnotu údajov. Zamestnanci, ktorí sa zaoberajú výskumom a zdieľaním, môžu prijímať kvalifikovanejšie rozhodnutia rýchlejšie, než ak by využívali neelektronickú komunikáciu.
Všeobecné informačné systémy
Informačné systémy používajú elektronickú komunikáciu na zhromažďovanie, spracovávanie, ukladanie, vyhľadávanie a distribúciu informácií. Tieto systémy pomáhajú zamestnancom v organizácii a spolupráci. Systém inflačnej kancelárie pozostáva z fyzických komponentov, tzv. Hardvéru, a programov, ktoré vytvárajú užívateľsky príjemné komunikačné rozhrania nazývané softvér. Počítačové súbory nazývané databázy uchovávajú informácie o spoločnostiach, zamestnancoch a výskume. Počítače pripojené prostredníctvom hardvéru a softvéru sa nazývajú siete. Siete sú vhodným nástrojom na zdieľanie a spoluprácu na pracovisku.
Funkcie elektronickej komunikácie na pracovisku
V niektorých prípadoch, ako napríklad elektronický obchod, sú potrebné komunikačné systémy na vstup na trh. V iných prípadoch spoločnosť využíva elektronickú komunikáciu, aby udržala krok alebo získala výhodu nad konkurentmi. Dobre ovládaný komunikačný systém udržiava pracovisko efektívnejší tým, že poskytuje rýchlu korešpondenciu a pomáha pri rozhodovaní tým, že ponúka ľahký prístup k relevantným informáciám. Niektoré spoločnosti používajú elektronickú komunikáciu na pomoc pri administratívnych funkciách, ako je naplánovanie, spracovanie transakcií a sledovanie časových hárkov zamestnancov. Elektronická komunikácia môže tiež pomôcť pri spolupráci medzi jednotlivými oddeleniami, ktoré spájajú aspekty plánovania, ako je vývoj, marketing a stratégia.
