Zápisnica zo zasadnutí cirkví poskytuje oficiálny, právny záznam o činnosti rady alebo výboru. Sú dôležité vnútorne pre historickú presnosť a používajú ich aj externé strany; napríklad inštitúciami poskytujúcimi pôžičky, aby zistili, že kostol schválil stavebný projekt predtým, než mu zaň poskytol pôžičku. audítori a IRS sa tiež pozerá na zápisy ako dôkaz toho, že niektoré finančné transakcie boli povolené. Vo väčšine organizácií sekretár alebo tajomník zápisu preberá zápisnicu.
obsah
Zatiaľ čo konkrétny obsah sa líši vo výbore, zápisnica pre všetky cirkevné organizácie vo všeobecnosti zahŕňa:
- Údaje o stretnutí, ako je čas, dátum, miesto, kto sa zúčastnil a kto predsedal.
- Či je stretnutie pravidelne naplánované alebo na mimoriadnom zasadnutí, a ak je to osobitné, kto zvolal stretnutie a na aký účel - priložiť kópiu oznámenia o stretnutí.
- Poverený záznam o tom, čo sa na stretnutí uskutočnilo.
- Prerušenie a čas.
- Podpis sekretára a po schválení zápisnice predsedajúci úradník.
Jedným z najnáročnejších aspektov minute-taking je určiť, koľko detailov zaznamenávať. Historická komisia Mennoniteho bratov navrhuje zaznamenať hlavné body diskusií vedúcich k rozhodnutiam, ako aj zvažované alternatívy a zhrnutie dôvodov, prečo výbor vybral jednu alternatívu nad ostatnými. Evanjelická rada pre finančnú zodpovednosť naznačuje, že rada vytvorí politiku o podrobnostiach, ktorá je konzistentná bez ohľadu na to, či je to sekretárka. Navrhuje zahrnúť dostatok detailov, aby ukázal, že tabuľa je obozretná, ale nie toľko, že minúty čítané ako román.
Preberanie minút
Pred začiatkom stretnutia získate kópiu programu. Ako sa schôdza postupuje, prijímať podrobné poznámky týkajúce sa údajov o stretnutí, správnych rád, diskusií a akcií keďže rada pokračuje v každej časti programu. Zaznamenáva návrhy, rozhodnutia a rozhodnutia doslovne, ale sumarizuje diskusie. Nezabudnite uviesť meno každej osoby, ktorá podáva návrh alebo iniciuje konanie, a akékoľvek konflikty záujmov uvedené. Po skončení stretnutia prepíšte a kondenzujte svoje poznámky tak, aby zahŕňali príslušné detaily a vložte ich do správneho formátu, počínajúc podrobnosťami stretnutia a postupujte podľa poradia programu.
Zachovanie zápisov
Po dokončení návrhu zápisu rozošlite dokument členom. Zápisy, ktoré ste napísali pre toto stretnutie, budú schválené, s opravami alebo bez nich, na ďalšej schôdzi. Po schválení zápisu pripravte konečnú kópiu, podpíšte dokument a požiadajte predsedajúceho úradníka o jeho podpísanie. Chronologicky uložte minúty v knihe voľných listov spolu s programom stretnutia. Tá kniha o voľných listoch by mala obsahovať aj obsah a kópie cirkevného poriadku a ústavy. V určitom okamihu, možno ročne, môže byť minút profesionálne viazaný.
