Dobrý projektový manažment znamená dokumentovanie toho, čo urobíte, ako aj to, čo bolo urobené.Charta projektu aj rozsah projektu sa vytvárajú v počiatočnej fáze projektu a každý z nich pomáha riadiť projekt správnym smerom. Zatiaľ čo obidva tieto dokumenty sú dôležité na to, aby sa projekt dostal z krajiny, majú zrejme odlišné účely, publikum a obsah.
povolenie
Charta má jeden hlavný účel: poveriť projektového manažéra, aby použil definované zdroje na dokončenie projektu. Zároveň by mala charta priradiť sponzora projektu. Títo dvaja ľudia budú riadiť a podporovať projekt vo viacerých tímoch a niekoľkých fázach. Charta by mala byť stručným dokumentom, ktorý začína krátkym úvodom do projektu, ktorý zahŕňa ciele, účel a cieľový dátum ukončenia; zahrnúť tabuľku obsahujúcu manažéra projektu, sponzora a všetky ostatné výkonné zainteresované strany; a uzavrie s podpismi s menovanými účastníkmi. Charta by mala byť zriedka dlhšia ako dve strany.
schválenie
Keďže charta je podpísaná aspoň jedným vyšším zamestnancom, sponzorom, poskytuje dokladovanú platnosť projektu. Charta sa často dodáva vedúcim alebo iným vysoko postaveným členom tímu a upozorňuje, že projekt bol schválený. Vzhľadom na to, že mnohé projekty sú riadené v jednotlivých oddeleniach, toto schválenie tiež upozorňuje ostatné tímy, že ich spolupráca bude potrebná. Charta sa často predkladá spolu s obchodným prípadom a tieto dva dokumenty zaznamenajú dôvod pre projekt.
Ciele
Rozsah projektu definuje parametre projektu. Spočiatku je pripravený predbežný rozsah dokumentu (spolu s chartou a inými iniciatívnymi dokumentmi) na zmapovanie cieľov. Tento dokument sa zvyčajne prezentuje vedúcim tímov, ktorí budú prispievať do projektového tímu, hoci nezahŕňa, ako sa majú dokončiť úlohy. Napríklad v stavebnom projekte by predbežný rozsah opísal štruktúru, ktorá sa má vybudovať, vrátane počtu izieb, záberov na námestí a počtu vchodov.
zodpovednosť
Dokument o rozsahu pomôže zainteresovaným stranám určiť, či je projekt dokončený. Vzhľadom na to, že dokument o rozsahu definuje to, čo projekt prinesie, je užitočné v celom projekte, aby bolo možné určiť, či projekt je v pláne úspešne uzavrieť. Ak je vaším projektom implementácia balíka softvéru, ktorý obsahuje tri aplikácie a ste dokončili dve, ste nedodali svoj sľub. Rozsah dokumentov sa často mení počas projektu z tohto dôvodu. Na rozdiel od charty sa dokumenty o rozsahu pokladajú za "živé" dokumenty a pri objavovaní nových informácií je možné ciele upraviť.
