Aby zamestnávatelia museli zaplatiť svojich zamestnancov za poskytnuté služby, musia vytvoriť mzdový systém. Prostredníctvom tohto systému zamestnávateľ vykonáva spracovanie miezd, čo sa musí robiť včas a presne, aby sa zabezpečilo, že zamestnanci dostanú svoje platy zodpovedajúcim spôsobom. Typom použitého mzdového systému je zamestnávateľ.
Manuálna mzda
Manuálny mzdový systém sa vykonáva ručne. To znamená, že všetky mzdové výpočty sa vykonávajú na papieri; zahŕňa výpočet hodín, zákonné odpočty (dane) a nedobrovoľné odpočty (zdravotné a dôchodkové dávky). Výhodou použitia manuálneho mzdového systému je to, že to stojí veľmi málo. Na manuálne spracovanie miezd však potrebuje veľa času a energie. Okrem toho je pri tejto metóde viac priestoru na chyby. Náhrady zamestnancov a daňové podania sú v dôsledku toho nepresné. Najmä chyby pri podávaní daní môžu byť nákladné kvôli sankciám od vlády.
Počítačové mzdy
Počítačový mzdový systém je vtedy, keď zamestnávateľ nakupuje mzdový softvér a používa ho ako prostriedok na spracovanie miezd. Táto metóda je oveľa rýchlejšia ako manuálny mzdový systém. Niektoré spoločnosti zamestnávajú zamestnancov interných miezd, ktorí spracúvajú svoje mzdy prostredníctvom počítačového mzdového systému. Mzdový personál je zodpovedný za zadávanie všetkých miezd, ktoré majú byť zaplatené do systému. Systém vypočíta mzdy, uloží informácie o mzdách a kontrolu tlače. Zamestnanec mzdy môže mať tiež prístup k mzdovým výkazom, čo mu umožňuje skontrolovať chyby a opraviť ich skôr, ako zamestnanec dostane svoje výplaty. Počítačové mzdové účtovníctvo tiež znižuje množstvo dokumentov, ktoré sa majú podať, pretože väčšina informácií o mzdách môže byť uložená v systéme.
Externé mzdy
Viacerí zamestnávatelia dávajú prednosť outsourcovaniu svojich miezd spoločnostiam ako Paychex a ADP. Táto externá služba umožňuje zamestnávateľovi viac času na sústredenie sa na nezáväzné záležitosti týkajúce sa miezd. Externá mzdová služba je vo všeobecnosti zodpovedná za celé spracovanie miezd svojich klientov vrátane úprav platov, daňových dokladov a vydávania W2. Všetok zamestnávateľ musí urobiť, je prenášať dáta, ktoré sa majú zaplatiť každý deň platenia mzdovej spoločnosti; za odmenu mzdová spoločnosť preberá zodpovednosť za mzdy.
Výber systému
Veľmi malé spoločnosti (menej ako 10 zamestnancov) môžu používať manuálny mzdový systém, ak hodiny majú tendenciu zostať rovnaké za obdobie platenia. Tento systém sa však stáva zastaraným, mnohé spoločnosti tejto veľkosti sa rozhodli pre počítačový systém alebo externú mzdovú službu. Väčšie spoločnosti vo všeobecnosti zamestnávajú mzdový personál a používajú interný počítačový mzdový systém alebo využívajú externé mzdové služby.
Zložitosť miezd
Zložitosť miezd často určuje, aký typ mzdového systému potrebuje zamestnávateľ. Napríklad, ak existuje viacnásobné spracovanie, niekoľko príplatkov a príkazov na podporu dieťaťa a rôzne platové sadzby a platové cykly, zamestnávateľ je lepšie využívať počítačový systém miezd s vlastným personálnym mzdovým úradom alebo zveriť jeho mzdový účet externá mzdová služba.
