Firmy nakupujú alebo obstarávajú produkty a služby od rôznych dodávateľov. Každý zakúpený produkt alebo služba napomáha spoločnosti pri napĺňaní cieľov servisu zákazníka. Oddelenia obstarávania vyjednávajú s dodávateľmi a objednávajú. Správa obstarávania zahŕňa koncept organizácie a riadenia obstarávacích aktivít spoločnosti. Pre podniky, ktoré zahŕňajú riadenie obstarávania, existujú pre a proti.
Vyjednávať najlepšie ceny
Jedným z procesov riadenia procesu obstarávania je rozvíjať zručnosti konkrétnych zamestnancov s cieľom prerokovať s predajcami za najlepšie ceny. Správa obstarávania umožňuje vedúcemu oddelenia identifikovať tých zamestnancov s najsilnejšími schopnosťami v rokovaniach, ďalej rozvíjať tieto zručnosti a priraďovať túto zodpovednosť tým zamestnancom. Títo zamestnanci sa dozvedia, čo hľadá každý dodávateľ vo vzťahu medzi zákazníkmi a dodávateľmi, a zistia spôsoby, ako tieto prvky poskytnúť, a zároveň získať najlepšiu ponuku pre spoločnosť.
Hodnotenie dodávateľov
Ďalší pro riadenie verejného obstarávania považuje schopnosť spoločnosti hodnotiť dodávateľov. Proces zahŕňa hodnotenie každého dodávateľa predtým, ako s ním prebieha obchod, a pravidelne prehodnocuje dodávateľa. Zamestnanci, ktorí hodnotia dodávateľov, berú do úvahy kvalitu dodávateľských produktov, schopnosť uspokojovať potreby spoločnosti, ponúkané úverové podmienky a ochotu dodávateľa splniť špecifické požiadavky spoločnosti. Zamestnanci spoločnosti zaradili každého dodávateľa, čo umožnilo spoločnosti identifikovať preferovaných dodávateľov a odstrániť slabých dodávateľov.
Pridané náklady
Použitie správy obstarávania zahŕňa náklady na riadenie tohto procesu. V oddelení obstarávania musí konkrétny manažér stráviť svoj pracovný deň dohliadať na tento proces. To zahŕňa hodnotenie výkonnosti zamestnancov s cieľom určiť, kde sú silné a slabé stránky jednotlivých zamestnancov, prideľovať zodpovednosti týmto zamestnancom a identifikovať zamestnancov, ktorí sa chcú viac učiť. Čím viac času stráca manažér pri kontrole tohto procesu, tým menej času stráca na iných povinnostiach.
Menej flexibilné
Ďalším dôvodom riadenia procesu obstarávania je nedostatočná flexibilita, ktorou disponujú spoločnosť a zamestnanci. Keď vzniknú nové nákupné príležitosti, spoločnosť musí pred tým, ako nadväzuje na tento obchodný vzťah, sledovať zavedené procesy, napríklad hodnotenie dodávateľa. Napríklad, ak nový dodávateľ ponúka spoločnosti veľa dodávok, spoločnosť musí dodržiavať zavedené kroky predtým, ako môže využiť výhodu tejto dohody.
