Presné vyhlásenie o práci je kľúčom k vytvoreniu úspešného vzťahu medzi vašou firmou a dodávateľom údržby. Stanovenie jasných očakávaní služieb pred začiatkom ponúkania cien vám môže pomôcť vyhnúť sa nedorozumeniam, ktoré sú najčastejšou príčinou zlyhaní outsourcingu údržby, podľa webovej stránky FacilitiesNet. Akonáhle budete mať víťaznú ponuku, dohodnite si termíny a napíšte jasnú a dobre definovanú zmluvu o údržbe.
Požiadavky na údržbu
Nahraďte tradičné dohody založené na vstupných službách, ktoré sa nachádzajú vo väčšine zmlúv o poskytovaní služieb, s požiadavkami na údržbu založenú na výsledkoch. Na rozdiel od dohôd na úrovni služieb, ktoré zvyčajne zahŕňajú tak zoznamy úloh, ako aj požadované zoznamy materiálov, požiadavky na údržbu definujú výsledok aj kľúčové ukazovatele výkonnosti, ale umožňujú dodávateľovi určiť, aké kroky a materiály sú potrebné na splnenie cieľa. Požiadavky založené na výsledkoch sú obzvlášť dôležité, ak ste outsourcing zariadení alebo údržbu zariadení, pretože nemáte vlastné znalosti alebo zručnosti.
Zmluvné parametre
Definujte parametre, ktoré umožňujú efektívnu správu kontraktu. Zahrňte napríklad ustanovenie, v ktorom sa definuje systém pracovného poriadku, ktorý zabezpečuje, že personál údržby neprijme žiadosti o údržbu priamo od zamestnancov a tiež poskytuje spôsob, ako môžete sledovať výkonnosť dodávateľa a požiadavky na naliehavú alebo núdzovú údržbu. Zahrňte ustanovenie, ktoré určuje, kto je zodpovedný za poskytovanie a platenie za potrebné nástroje a zásoby potrebné na vykonanie údržbárskych prác.
Uprednostňovanie havarijných situácií a časov reakcie
Urýchlenie údržby adresy zahrnutím pohotovostnej pohotovostnej služby a uprednostňovaním času reakcie po odpracovaní v závislosti od stupňa naliehavosti. V závislosti od požiadaviek na servisnú službu môžete nastaviť očakávania len počas pracovného týždňa v týždni alebo taký, ktorý vyžaduje, aby dodávateľ bol k dispozícii 24 hodín denne, sedem dní v týždni, 365 dní v roku. Uprednostňujte popoludňajšie hovory ako rutinné, naliehavé alebo núdzové a nastavte časy reakcie na naliehavé a núdzové hovory. Napríklad kategorizovať nefunkčnú klimatizáciu ako naliehavú a vyžadovať, aby personál údržby na pracovisku bol na mieste a pracoval na opravách do dvoch hodín.
Popíšte spôsob platby
Rozhodnite sa o štruktúre platieb, ktorá pracuje pre vás a dodávateľa. Kombinácia fixných a variabilných platieb funguje dobre pre väčšinu zmlúv o údržbe. Použite platobný model s pevným poplatkom pre bežnú údržbu na pracovisku a variabilný platobný model pre naliehavé a pohotovostné hovory po naliehavých a pohotovostných úlohách. Napríklad zvýšiť fixnú platbu poplatku o 10 percent pre naliehavé hovory po hodinách a 20 percent pre tiesňové volania. Zahrňte model úhrady, ak plánujete uhradiť dodávateľovi všetky alebo percento nástrojov a dodávok, ktoré poskytuje.
