Pred vekom počítačových finančných systémov sa všetky účtovné procesy vykonávali ručne pomocou papiera a ceruzky. Niektoré malé podniky stále používajú túto starú metodiku, známu aj ako ručný účtovný systém. Koncepcie ručného aj počítačového systému sú rovnaké, len mechanizmus sa zmenil.
výhody
Manuálna účtovná metóda je oveľa lacnejšia ako počítačový systém. Niektorí ľudia neponúkajú prácu s počítačmi a lepšie fungujú s papierovým a ceruzkovým systémom. Ručný systém funguje, aj keď je elektrická energia vypnutá - na rozdiel od väčšiny počítačov. Ďalšou výhodou ručného systému je, že nie je poškodenie alebo duplikácia dát, ako sa niekedy stane s účtovným softvérom. Pretože ručné účtovníctvo je jednoduché a nevyžaduje počítačové zručnosti, firmy môžu zamestnávať zamestnancov za menej peňazí, čo je veľká výhoda pre malé podniky.
Podložky na papier
Pred počítačovými tabuľkami a softvérom používali účtovníci podložky papierov vytlačených stĺpcami. Prvý stĺpec vľavo je zvyčajne úzky a používa sa pre dátumy, zatiaľ čo druhý stĺpec, čo je najširší na stránke, sa používa na popis. Účtovné podložky obsahujú štyri alebo viac stĺpcov - každý stĺpec je oddelený dvojitými čiarami, ktoré vedú po stránke. Podložky sú často vytlačené v svetlozelenej alebo bielej farbe s miestom pre každú číslicu, čo minimalizuje zmätok v dôsledku rukopisu. Riadky na podložkách odrážajú obchodné transakcie, ako napríklad transakcie predaja alebo zásob.
časopisy
Časopisy sa používajú na uľahčenie procesu manuálneho účtovania. Jedná sa o špeciálne použitie podložky pre určitý proces. Môžete mať napríklad časopis pre všetky transakcie s pokladničnými dokladmi. Keď dôjde k predaju, napíšete transakciu do denníka ako jednu riadkovú položku. Na konci týždňa alebo mesiaca pridáte transakcie a urobte jednu účtovnú závierku v hlavnej knihe - kredit na predaj a debet na hotovosť.
chyby
Pri používaní systému ručného účtovníctva potrebujete mať efektívnu stratégiu na nájdenie a opravu chýb. Vo všeobecnosti sa zistíte, že pri zostavovaní skúšobnej bilancie sa vyskytla chyba a nie je rovnováha - inkasá sa nezhodujú s kreditmi. V tomto prípade sa uistite, že váhy vo vašich časopisoch a denníkoch sú presné. Mohli by ste spustiť kalkulačnú pásku a pripojiť ju na každú stránku časopisov a hlavnú knihu a uistiť sa, že celkový súčet je správny. Mali by ste tiež skontrolovať bilanciu skúšok z hľadiska primeranosti a porovnať čísla s posledným zostatkom v skúšobnej verzii a hľadať rozdiely, ktoré môžu byť chyby.
