Mnoho spoločností začína svoju činnosť pomocou manuálneho účtovného systému. Pre väčšinu podnikateľov táto cesta umožňuje, aby podnik začal pracovať bez toho, aby vyžadoval veľkú investíciu do počítačového účtovného systému. Náklady na inštaláciu počítačového účtovného systému zahŕňajú nákup systému, prácu na inštaláciu systému a náklady na školenie, aby sa systém naučil. Manuálny systém zahŕňa zapísanie každej transakcie do účtovného prenosného počítača a manuálne výpočet všetkých čísel. Mnohokrát podnik pozná potrebu premeny z ručného systému na počítačový systém účtovníctva.
Nainštalujte nový systém
Prvý krok na prevod z ručného účtovného systému na počítačový účtovný systém zahŕňa inštaláciu účtovného systému do počítača spoločnosti. Vlastník firmy posúdi rôzne balíky softvéru, aby určil, ktoré služby zodpovedajú jeho obchodným potrebám a nákupu tohto softvéru. Vlastník stiahne softvér do počítača, kde dôjde k účtovníckej práci.
Dokončiť údaje v manuálnom systéme
Druhý krok na konverziu vyžaduje, aby vlastník firmy dokončil údaje. Po načítaní počítačového systému do počítača musí vlastník dokončiť všetky údaje obsiahnuté v manuálnom systéme. Majiteľ zabezpečí, aby sa všetky transakcie objavili v účtovných záznamoch a všetky výpočty sa zobrazili správne. Môže sa rozhodnúť prenajať účtovnú firmu na audit manuálnych finančných záznamov.
Prevod zostatkov na nový systém
Pri konečných číslach účtov zaznamenaných v manuálnom systéme môže vlastník previesť koncové váhy do počítačového systému. Vlastník nastaví každý účet v počítačovom systéme zadaním názvu účtu, druhu účtu a počiatočného zostatku. Po zadaní každého zostatku musí vlastník porovnať zostatky s ručnými systémovými zostatkami, aby sa overilo, či sú všetky údaje zadané presne v systéme.
Spustite paralelné systémy
Štvrtý krok vyžaduje, aby vlastník používal manuálne aj počítačový systém na dočasné obdobie. To umožňuje majiteľovi zabezpečiť, aby nový systém fungoval podľa očakávania.
Zrušte manuálny systém
Po skončení skúšobného obdobia majiteľ zruší manuálny systém. Majiteľ sa musí zamerať na používanie počítačového účtovného systému. Všetky záznamy z manuálneho systému môžu byť zabalené a uložené.
