Odôvodnenia jediného zdroja (SSJ) sú požiadavkou väčšiny inštitúcií, kde nákupné položky (dodávky, vybavenie, služby atď.) Cez určitú peňažnú prahovú hodnotu vyžadujú viac faktorové vysvetlenie toho, prečo uvedené položky môžu pochádzať iba z jedného zdroja. Mnohí považujú zápis SSJ za ťažkopádny a nerozumejú tomu, prečo je vysvetlenie, že to je položka, ktorú chcú kúpiť, dosť ospravedlnenie. Oddelenie nákupu však musí mať platné dôvody, prečo tieto položky nemožno obstarať prostredníctvom úplnej a otvorenej súťaže, v ktorej môže ktorýkoľvek dodávateľ schopný ponúknuť zmluvu. Zatiaľ čo väčšina inštitúcií má svoje vlastné šablóny na vyžiadanie vhodného SSJ, v tomto článku sú popísané základné kroky zdedené pri odôvodňovaní všetkých takých požiadaviek na nákup.
Názov dokumentu na spracovanie textu ako jediného zdroja Odôvodnenie pre konkrétne číslo objednávacieho čísla, ak je to vhodné, a uveďte všetky čísla inštitucionálnych politík o tom, prečo je pre tento požiadavku potrebný jediný zdroj.
Popíšte konkrétne použitie položky. Uveďte konkrétne, čo bude predmetom a čo bude robiť. Zahrňte tu všetky čísla a názvy projektov, ktoré daný materiál bude podporovať.
Uveďte rozlišovacie vlastnosti položky a prečo je to jediné, ktoré splní požiadavky. Môže to zahŕňať doplnenie existujúceho systému alebo výmenu existujúceho systému. V závislosti od situácie sa tu môžu vzťahovať autorské práva a ochranné známky.
Vysvetlite, čo by sa stalo, ak by sa namiesto toho získala iná, nerovná položka. Zahrňte akékoľvek tréningové oneskorenia, zmeny štandardných prevádzkových postupov atď., Ktoré by stáli inštitúcii čas, prostriedky a celkové dokončenie projektov.
Precízte vykonanú prácu, aby ste zistili, aké iné podobné výrobky ponúkajú od iných dodávateľov a prečo tieto položky nespĺňajú požiadavky uvedené v predchádzajúcich krokoch. Možno bude potrebné, aby boli výslovne uvedené: názvy spoločností, kontaktné informácie a v niektorých prípadoch aj platné cenové ponuky.
Zahrňte meno, názov a kontaktné údaje primárneho kontaktu pre SSJ (toto nemusí byť osoba, ktorá ho napísala) a spolu s objednávkou vložte kópiu.
Tipy
-
Vždy dodržiavajte navrhovanú inštitucionálnu šablónu pre SSJ, ak je k dispozícii, pretože je to určite požiarny spôsob, ako dostať jeden schválený. Porozprávajte sa s ostatnými, ktorí napísali SSJ, a požiadajte ich o príklady úspešných podaní. Podobne, akonáhle ste úspešne predložili dokument, uchovajte tento dokument na bezpečnom mieste a založte ho na všetkých budúcich. Je samozrejme dôležité poskytnúť čo najviac informácií o rešpektovaných položkách; čím menej času, kedy sa nákup musí stráviť vrátením a kladením otázok pôvodcovi SSJ, tým menej času potrebného na získanie položiek.
Výstraha
Proces nákupu sa stáva prísnejším a spoločnosti SSJ sa stávajú zložitejšou a náročnejšou. Vezmite si tento proces vážne a rešpektujte postupy a dúfajte, že to najlepšie.
