Či už ste nová nezisková organizácia, ktorá sa snaží zmeniť svet alebo malú skupinu, ktorá sa snaží získať finančné prostriedky na školské kapela, prijatie a spracovanie hotovostných darov môže byť zložité. Dobre zamýšľaný fond raisers nemusí robiť veľa, aby sa dostali do vážnej horúcej vody s IRS, a preto použite tipy v tejto príručke ušetriť čas a úsilie zavedením prísnych finančných postupov. Zistite, ako spracovať darovanie hotovosti, otvoriť bežný účet a používať internet na spracovávanie hotovostných darov, aby vaša skupina mohla podniknúť pomoc pri pomoci druhým, a nie opakovane vysvetľovať, ako sa úsilie skupiny podpisuje.
Otvorte bankový účet v mene vašej organizácie alebo spôsobte. To zvyčajne vyžaduje dokumentáciu, a tak priniesť so svojimi chartami, stanovami, stanovami a inými typmi papierovania, ktoré možno použiť ako dôkaz o poslaní a princípoch vašej organizácie.
Povoľte dvaja signatári za všetky hotovostné transakcie s bankovým účtom. Tento "požadovaný dvojitý podpis" už nebude musieť vykonávať, ale dlhú cestu prináša upokojenie darcov a členov, že vaša organizácia je na vzostupe.
Vytvorte štandardný "formulár na darovanie peňazí" a požiadajte každého darcu, aby pri každom príspevku vyplnil jeden. Tento formulár by mal obsahovať meno darcu, adresu a ďalšie kontaktné informácie, miesto pre hotovostnú sumu, dátum a tiež by mali uvádzať akékoľvek podmienky, podľa ktorých je dar - celkom alebo čiastočne - povolený ako daňový odpis. Pridajte riadok na podpis osoby, ktorá prijme dar.
Kvalifikujte si každý hotovostný darček, aby ste sa uistili, že sa hodí do misie vašej organizácie. Uistite sa, že nemá žiadne "struny" a že neexistuje žiadny konflikt záujmov alebo quid pro quo implicitný v rámci príspevku skôr, ako vaša skupina prijíma.
Súhlasím so štandardnou metódou na spracovanie darcovských príspevkov. Použite systém nazývaný systém dvojitého započítania, ktorý vyžaduje, aby najmenej dvaja členovia skupiny boli svedkami každej transakcie s darcovstvom. Musí sa dôsledne monitorovať fyzická kontrola týchto škatúľ. Uchovávajte podrobný záznam o časoch, dátumoch a počítaní, prevode, uložení alebo inom pohybe prostriedkov v darcovacej schránke.
Nastavte limity podávania správ na darovanie peňazí, aby ste vytvorili právne kontroly a zostatky. Niektoré skupiny si vyžadujú konsenzus predtým, ako je možné akceptovať stanovenú sumu (napr. 1000 USD), aby sa určité mená skupiny monitorovali.
Zvážte použitie služby tretej strany, ako je Pay Pal, na spracovanie peňažných darov. Nie sú požadované žiadne webové stránky (aj keď mnohé kluby považujú za jednoduché prepojenie na odkaz Pay Pal prostredníctvom odkazu na domovskú stránku) a priaznivci môžu poskytovať bezpečné dary od svojich bánk alebo kreditných kariet. Papierová stopa je komplexná a ľahko použiteľná. Pay Pal môže tiež nastaviť automatické mesačné predplatné pre častých darcov.
Nastavte tabuľky programu Excel (alebo iného databázového softvéru) na sledovanie všetkých hotovostných príjmov. Využte darčeky v hotovosti, šeky, transakcie prostredníctvom kreditných kariet, výnosy z Pay Pal a pomocné výnosy z príjmov, aby ste vedeli o tom, odkiaľ pochádzajú finančné prostriedky skupiny pre budúce marketingové úsilie.
Pracujte s bankárom alebo účtovníkom, ak vaše členstvo nezahŕňa člena tímu, ktorý je komfortný s finančnými prostriedkami. Vždy pošlite ďakovný list darcovi darcovi ihneď po prijatí ich hotovostného daru. Tento mimoriadny dotyk, keď je poslaný včas, pripomína darcovi svoj príspevok, hovorí o vďačnosti skupiny a vytvára priestor pre budúce odvolania na kampaň.
