Začatie projektu bez premysleného pracovného plánu je ako spustenie cestnej cesty bez mapy. Môžete sa nakoniec dostať tam, kam idete, ale pravdepodobne budete míňať energiu a zdroje meandrujúcimi, namiesto toho, aby ste zaznamenali priamu linku smerom k cieľu. Jasný a podrobný pracovný plán nevyrieši všetky problémy, ktoré sa môžu vyskytnúť v priebehu projektu, ale poskytne vám príležitosť usporiadať svoje myšlienky, zhodnotiť svoje možnosti a predísť možným ťažkostiam.
Smerovanie grafu
Pracovný plán je praktický a časovo obmedzený prejav celkového strategického plánu. Rozsah pracovného plánu je obmedzenejší než rozsah strategického plánu veľkého obrazu, ktorý definuje celkový účel a poslanie vašej organizácie. Pracovný plán však poskytuje perspektívu pre každodenné úlohy, ktoré sú v kontexte s konkrétnymi cieľmi vašej organizácie počas konkrétneho časového rámca plánu. Táto jasnosť môže poskytnúť celkový zmysel pre účel a podporiť spoluprácu smerom k spoločným cieľom.
Zverejňovanie benchmarkov
Užitočnosť vášho pracovného plánu pretrváva počas celého obdobia, ktoré pokrýva, čím sa dosiahli míľniky na posúdenie pokroku. Užitočný pracovný plán definuje sériu krátkodobých cieľov a poskytuje merateľné ciele pre hodnotenie úspechu. Merateľné ciele môžu zahŕňať cieľový počet nových zákazníkov alebo jasne vymedzené fázy vývoja produktov, ktoré sa majú dokončiť v konkrétnom časovom rámci. Tieto ciele ponúkajú nepretržitú spätnú väzbu: z väčšej časti úspešný projekt dosahuje svoje krátkodobé ciele, zatiaľ čo neúspešné úsilie je príliš krátke.
Identifikácia prekážok
Príslušný a dobre preskúmaný pracovný plán plní dôležitú úlohu zdôrazniť potenciálne ťažkosti a proaktívne ponúknuť riešenia. Proces vytvárania pracovného plánu ponúka príležitosť na riešenie týchto ťažkých otázok a trvalý odkaz na plán môže tieto problémy udržať v popredí a nútiť vašu organizáciu, aby sa nimi zaoberala skôr, než aby upustila od uspokojenia. Napríklad, ak vaša organizácia používa zastaranú technológiu, váš pracovný plán môže uprednostňovať nahradenie týchto systémov inými, ktoré budú užitočné ďalej do budúcnosti.
Zabezpečenie zodpovednosti
Efektívny pracovný plán objasňuje konkrétne úlohy a výsledky, ktoré musí každý člen tímu dosiahnuť, pripravujúc cestu pre zodpovednosť a úspešnú spoluprácu. Jasným vymedzením individuálnych zodpovedností a ich vzťahu k väčšiemu projektu, ktorý je v procese, môže pracovný plán pomôcť vytvoriť úspešnú rovnováhu medzi osobnými a kolektívnymi úlohami, uľahčiť komunikáciu a spoločné riešenie problémov. Naopak, zodpovednosti načrtnuté v pracovnom pláne môžu pomôcť organizácii identifikovať a riešiť slabé vzťahy, konkrétne tie osoby, ktoré nespĺňajú kritériá pracovného plánu.
