Spôsob, akým spoločnosť beží, priamo ovplyvňuje úspechy a zlyhania, ktoré bude mať. Keď riadiaci tím identifikuje pevné dlhodobé ciele pre organizáciu a inovatívne spôsoby, ako ich dosiahnuť, potom organizácia ako celok má motiváciu a snahu pracovať na dosiahnutí tohto výsledku.
Predstavte si, že pracujete v organizácii, kde vedúci tím nerešpektoval plány rastu ani dlhodobé ciele. Čo by sa stalo s touto spoločnosťou? Môže to trvať niekoľko mesiacov, ale nedostatok plánovania alebo strategického zásahu by mohol viesť k jeho zániku. Podobne, ak nemáte žiadne vedenie od vrcholového manažmentu, môžu zamestnanci stratiť dôveru v spoločnosť. Organizačné plánovanie, ktoré zahŕňa stratégie pre všetky úrovne spoločnosti, je nevyhnutné pre úspech podnikania.
Definícia plánovania organizácie
Organizačné plánovanie začína, keď vrcholový manažment identifikuje krátkodobé a dlhodobé ciele spoločnosti. Akonáhle sú tieto ciele definované a vylepšené tak, aby boli jasné a dosiahnuteľné, je nevyhnutné formulovať konkrétne stratégie a plány na dosiahnutie týchto cieľov. Organizačné plánovanie zabezpečuje, že existuje vízia pre podnikanie, aby zamestnanci vedeli a pochopili, ako ich každodenné pracovné miesta prispievajú k spoločnosti ako celku.
Ciele, ktoré spoločnosť stanovuje, musia byť dostatočne realistické, aby boli implementované v rámci zdrojov organizácie. Je dobré osloviť hviezdy, ale zároveň je potrebné dosiahnuť ciele. Neschopnosť zasiahnuť ciele, ktoré sú mimo dosahu, môže byť demoralizáciou pre spoločnosť. Dobrý cieľ by mal byť tiež kvantitatívne merateľný. Týmto spôsobom spoločnosť dokáže sledovať svoj pokrok počas celého fiškálneho roka, skontrolovať, ako ďaleko prichádzajú a koľko ďalej odišli. Je tiež dôležité načrtnúť časový rámec na dosiahnutie cieľa, napríklad vo fiškálnom roku alebo štvrťroku. Týmto spôsobom spoločnosť môže stanoviť termíny projektov, aby udržali všetkých na správnej ceste.
Okrem definovania cieľov a vypracovania plánov na ich dosiahnutie plánovanie organizácie zahŕňa personálne a alokačné zdroje.Správni ľudia musia byť k dispozícii na vykonávanie svojich úloh a pre organizáciu musia byť k dispozícii potrebné zdroje vrátane finančných prostriedkov, aby mohli úspešne implementovať plány.
Vzhľadom na to, že každá organizácia je jedinečná, pre každú spoločnosť nebude fungovať žiadna štruktúra alebo metóda personálneho zabezpečenia. Pri plánovaní efektívnej organizačnej štruktúry by sa však vždy mali brať do úvahy určité faktory. Spoločnosti musia skúmať a hodnotiť silné a slabé stránky rôznych možností organizačnej štruktúry, ako sú funkčné, divízne alebo maticové štruktúry, a zvážiť, ktorý z nich ich vytvorí, aby najlepšie dosiahli svoje organizačné ciele. Spoločnosť bude tiež musieť predpovedať ich rastové schémy a ako zapadajú do svojich celkových plánov. Okrem toho organizácia bude musieť zistiť, ktorá štruktúra prinesie najvýznamnejšiu prevádzkovú efektivitu a spokojnosť pracovníkov.
Organizačné plánovanie sa môže vzťahovať na akúkoľvek veľkosť spoločnosti, či už ide o malý podnikateľský podnik alebo nadnárodný konglomerát. V každej situácii je pre riadiaci tím rozhodujúce určiť ciele spoločnosti a stanoviť plány na ich dosiahnutie, okrem zdrojov, ktoré bude potrebné na splnenie týchto cieľov.
Typy plánovania organizácie
Existuje mnoho spôsobov kategorizácie typov organizačných plánov, hoci mnohé z nich spadajú do štyroch hlavných kategórií: finančné, strategické, nepredvídateľné a následné. Každý typ organizačného plánu sa zameriava na firmu ako celok, ale prostredníctvom šošoviek určitej oblasti. Týmto spôsobom je ľahké vidieť, ako sa podnik bude líšiť v mnohých rôznych scenároch.
Finančné plánovanie v organizácii má za cieľ vygenerovať vyšší príjem alebo zvýšiť trhový podiel podniku. Aj finančné plánovanie môže vyriešiť predvídateľné finančné problémy, s ktorými môže spoločnosť v budúcnosti čeliť. Spôsob štruktúrovania finančného plánu závisí od úrovne spoločnosti a cieľov, ktoré chce dosiahnuť. Dôležitým faktorom finančného plánu je to, že musí byť zakorenené v skutočnosti. Podobne ako efektívne plánovanie cieľov musí finančný plán zohľadniť skutočný finančný obraz spoločnosti, teraz aj v budúcnosti. Plán musí byť takisto zameraný na budúcnosť, aby mohol vyzdvihnúť akékoľvek potenciálne problémy, ktoré spoločnosť môže potrebovať na prekonanie.
Vezmite si napríklad malú firmu, napríklad agentúru pre digitálne marketing. S personálom piatich je spoločnosť zastavená na náhornej plošine a nemá dostatok ľudských zdrojov na to, aby rozvíjala svoju činnosť. Zvýšenie ich predaja je jedným z ich organizačných cieľov. Ak však zamestnávajú ďalšieho zamestnanca, nemajú finančné prostriedky na to, aby im zaplatili. Zavedenie jasného finančného plánu pre túto organizáciu nielenže im pomôže zistiť, ako priniesť ďalší zdroj, ale aj ako za ne platiť. Okrem toho tým, že tento nový zamestnanec im potom môže pomôcť rozširovať ich predaj a splniť ich organizačný cieľ.
Ďalším typom organizačného plánu je strategické plánovanie, ktoré zahŕňa preklad vízie spoločnosti na ciele a ciele a kroky na ich dosiahnutie. Strategické plánovanie nielen pozerá dovnútra v samotnej spoločnosti, ale zameriava sa aj na trh a priemysel, ako aj na konkurentov. Tento druh plánovania zahŕňa analýzu budúcich príležitostí spoločnosti a možných prichádzajúcich hrozieb. Vyžaduje si tiež úplné poznanie silných a slabých stránok organizácie. Strategické plánovanie tiež vyžaduje pochopenie toho, kto sú konkurenti na trhu, a presne to, aké sú ich silné a slabé stránky v porovnaní s organizáciou. Máme tiež realistický pohľad na celkový trh a hospodárstvo.
V prípade agentúry pre digitálny marketing napríklad môže byť súčasťou ich strategickej vízie ponúknuť novú službu, ako je copywriting olovených generačných materiálov. Ak sa firma väčšinou zameriava na dizajn webových stránok a on-line reklamu až do tohto okamihu, budú musieť vykonať dôkladný výskum v oblasti copywritingu, aby pochopili, akým spôsobom sa v priemysle cestovné. Ak ich konkurenti ponúkajú copywriting ako službu, potom môže byť pre nich obozretné ponúknuť to rovnako. Môžu tiež potrebovať spôsob, ako rozlíšiť svoje služby copywritingu od svojich konkurentov.
Mnohé organizácie tiež vytvárajú pohotovostné plány pre výsledky, ktoré sú mimo oblasti normálneho. Takéto plánovanie organizácie pomáha zmierňovať potenciálne riziká pre spoločnosť a môže dokonca potenciálne im pomôcť vyhnúť sa udalostiam, ktoré môžu mať katastrofické následky. Robustný pohotovostný plán je dobre preskúmaný a predstavuje realistické scenáre, ktoré sa môžu uskutočniť, ktoré môžu mať negatívny vplyv na spoločnosť, a poskytuje riešenie krok za krokom, ktoré môže spoločnosť implementovať v tomto scenári. Núdzové plánovanie môže organizácii ušetriť od pádu a môže pomôcť jej rastu v čase prechodu.
Možným katastrofickým scenárom pre agentúru pre digitálny marketing môže byť to, že ich najväčší klient, ktorý poskytuje viac ako 50 percent svojich príjmov, sa rozhodne podpísať s jedným z ich konkurentov. V tomto prípade spoločnosť stratí veľkú časť svojich príjmov. Ak nemôžu nájsť spôsob, ako ho nahradiť, možno budú musieť vyhlásiť konkurz. Havarijný plán by v takomto prípade poskytol možné riešenia tohto problému, ktoré môžu zahŕňať spôsoby, ako vrátiť späť klienta spoločnosti, zvýšiť príjmy prostredníctvom iných kanálov alebo dokonca prevziať pôžičku na krátkodobú úľavu. Tým, že plán už existuje, ak ich najväčší klient odíde, agentúra pre digitálne marketing môže potom dostať právo pracovať, aby sa pokúsila vyriešiť svoj problém, namiesto toho, aby premrhala čas snažiac sa nájsť plán, zatiaľ čo je v krízovom režime.
Plánovanie nástupníctva je ďalším efektívnym spôsobom plánovania organizácie. To zahŕňa vypracovanie stratégie, ktorá sa zavedie, keď dôjde k odchodu kľúčového hráča v organizácii. Ak niekto v rozhodovacej roli opustí organizáciu z akéhokoľvek dôvodu, plánovaného alebo neplánovaného, môže byť spoločnosť ako celok vypustená. Nesmú splniť svoje organizačné ciele, ak nemajú správne vedenie. Plánovanie dedenia zahŕňa viac ako len pomenovanie nástupcu. Znamená to trénovať a upravovať túto osobu, aby naplnila vedúcu pozíciu pred vznikom potreby. Týmto spôsobom nie je žiadny oneskorený čas, aby nástupca mohol dosiahnuť rýchlosť, a organizácia môže pokračovať v podnikaní ako obvykle.
Ak hlavný developer agentúry digitálneho marketingu zanechal náhle napríklad spoločnosť nemusí byť schopná dokončiť svoje existujúce projekty alebo nové projekty, kým nenadobudnú náhradu. Pre malý podnik by to mohlo znamenať, že museli zavrieť svoje dvere. S plánom postupnosti mohli byť školení mladší vývojári, aby prevzali úlohu. Ak bola táto osoba už upravená na hlavné rozhodovacie miesto, potom by agentúra mohla pokračovať v servise svojich klientov bez akéhokoľvek štiknutia.
Prečo potrebujete použiť plánovanie organizácie
Správne plánovanie organizácie umožňuje spoločnosti dosiahnuť plný potenciál. S využitím systematického prístupu môžu spoločnosti určiť, kam chcú ísť, a potom implementovať kroky, ktoré môžu použiť na to, aby sa tam dostali. Ak má organizácia záujem o rast a nevie sa, ako sa tam dostať, potom organizačné plánovanie môže pomôcť pri stanovení krokov, ktoré musia podniknúť, tak aby definovali svoje ciele a dosiahli ich.
Organizačné plánovanie pomáha spoločnostiam byť strategickým spôsobom pri rozhodovaní. Keď existujú väčšie firemné ciele, potom je ľahšie dosiahnuť určité rozhodnutia pri použití strategickej metódy. Podobne môže organizačné plánovanie pomôcť firmám stavať na ich silných stránkach. Ak existujú konkrétne oblasti, v ktorých organizácia vyniká, bolo by rozumné hrať na tých, ktorí budú viac rozvíjať svoje podnikanie. Na druhom konci spektra sa organizačné slabosti môžu zlepšiť pomocou plánovania organizácie. Prvky finančného a pohotovostného plánovania môžu zohrávať významnú úlohu pri prekonávaní nedostatkov podnikania.
Nastavenie spoločnosti na úspech je jedným z hlavných dôvodov, prečo by mali používať organizačné plánovanie. Prostredníctvom vývoja plánov a procesov môže spoločnosť pracovať na zdokonaľovaní postupov, ktoré sa zavádzajú nepretržite. Zlepšenie spôsobu, akým spoločnosť funguje, pomáha im dať konkurenčnú výhodu, čo môže tiež zvýšiť ich podnikanie.
Ako zlepšiť plánovanie organizácie
Pre spoločnosť neexistuje žiadna metóda plánovania organizácie. Mnohokrát spoločnosť musí uplatňovať rôzne spôsoby plánovania organizácie, aby zistila, čo pre nich funguje dobre. Zlepšovanie organizačného plánovania je neustálym pracovným postupom, pretože spoločnosť sa rozrastá a mení, spôsob, akým sa plánuje spoločnosť meniť, aby splnila nové požiadavky.
Čestnosť a otvorenosť sú dôležitými aspektmi organizačného plánovania. Je veľmi dôležité mať jasný a objektívny pohľad na to, ako organizácia robí. Týmto spôsobom sa zjednodušuje identifikácia potenciálnych problémov alebo hrozieb, ktorým organizácia čelí, alebo špecifické nedostatky, ktoré sú zjavné v rámci spoločnosti. Odstránenie vnútorných zátarasov, ktorým čelia zamestnanci, im pomáha, aby sa potom sústredili na danú úlohu. Po odstránení vnútorných prekážok, ako napríklad niektorých postupov alebo zásad, môžu zamestnanci pracovať na zlepšení slabých miest organizácie.
Pri hľadaní zlepšenia plánovania organizácie je nevyhnutné mať súbor metrík na posúdenie výkonnosti plánu. Metriky môžu poskytnúť veľkú hodnotu a slúžiť ako príručka pri rozhodovaní o kľúčových prvkoch podnikania. Vedenie môže údaje použiť na presné určenie oblastí, v ktorých musí organizácia zamerať svoje úsilie, a potom vyvinúť stratégie na jemné doladenie operácií, čo vedie spoločnosť k lepšiemu celkovému výkonu.
