Na návšteve v priemyselnej oblasti je vždy veľa, najmä vtedy, ak je spodná línia firmy závislá od správy, ktorú poskytnete podnikovým lídrom po návšteve. Ľahká časť vašej práce bude mať zamestnancov rastlín, aby vás uviedli do kancelárií a pracovných priestorov, ktoré budete musieť vyhodnotiť. Nevyhnutnou časťou je presvedčenie, že prehliadka, ktorú vykonávate, a prezentácie, ktoré vám poskytnú, poskytujú presné zobrazenie bodov záujmu, ktoré vám boli poverené vyšetrovaním a hodnotením. Po dokončení hodnotenia navrhnite správu o priemyselných návštevách, aby ste zhrnuli svoje zistenia.
Poznaj zákon
Je dôležité poznamenať, že správa o priemyselných návštevách nie je nevyhnutne právnou požiadavkou, ale skôr obsahuje informácie zhromaždené niektorými zamestnávateľmi, ktorí dobrovoľne vyhodnotia programy bezpečnosti a riadenia rizík spoločnosti. Nie je to požiadavka Federálneho zákona o bezpečnosti a zdraví z povolaní z roku 1970, známeho pod názvom OSHA. Avšak každý štát má podľa OSHA svoje vlastné požiadavky, takže si isto vedomte pravidiel, ktoré platia pre vašu organizáciu. Správa o priemyselných návštevách môže pomôcť pri poskytovaní informácií o bezpečnosti a riadení rizík potenciálnym poisťovateľom a tiež pomáha organizácii určiť spôsoby, ako zlepšiť bezpečnostné opatrenia zamestnancov.
Buďte dôkladní a berte si poznámky
Aby ste mohli napísať správu o vysokej kvalite priemyselných návštev, je dôležité používať niekoľko metód zhromažďovania informácií: Nainštalujte si podložku a pero alebo digitálne zariadenie na poznámky o témach, ktoré ste si objednali na zhromaždenie. Sledujte pozorovania a zhromažďujte informácie od vášho hostiteľa. Reflektujte svoju návštevu a poznámky na konci pracovného dňa. To bude mimoriadne dôležité pre návštevy v priemyselných oblastiach, ktoré trvajú niekoľko dní.
Klásť otázky
Neváhajte klásť otázky a hľadať podrobné odpovede, pretrvávajúce v prípade potreby pre viac informácií. Požiadajte si podporné dokumenty a sledujte špecifiká. Berte na vedomie dátum alebo dátum vašej návštevy, umiestnenie pobočky a lokality, počet zamestnancov a štvorcový záber budovy. Umiestnenie mapy navštívených oblastí je tiež užitočné. Berte na vedomie rôzne oddelenia, počet zamestnancov v každom oddelení a mená tých, s ktorými hovoríte.
Vedieť, čo má obsahovať
Spustenie správy o priemyselných návštevách uvedením cieľov vašej návštevy a sledovaním každej z nich s informáciami o tom, či bol cieľ splnený. Špecifické detaily súvisiace s cieľmi sú tiež užitočné. Zahrňte čo najviac podrobností o inšpekciách, pracovných a bezpečnostných postupoch a o rôznych ďalších prvkoch, ktoré sú jedinečné pre priemyselnú lokalitu, ktorú navštevujete. Musia sa zaznamenať bezpečnostné zariadenia na mieste a ďalšie funkcie, ktoré zabezpečujú bezpečnosť zamestnancov (a zákazníkov, ak je to vhodné).
Zhrňte dokumentáciu bezpečnostných opatrení
Vaša správa by mala obsahovať informácie týkajúce sa pravidiel, oddelení a postupov zodpovedných za zabezpečenie bezpečnosti. Preskúmajte a uvádzajte súhrn bezpečnostných protokolov, ktoré často zahŕňajú záznamy o údržbe vozidiel, overovanie drogovej skúšky a protokoly o bezpečnosti OSHA. Môžu byť zahrnuté aj informácie o kompenzácii pracovníkov. Je užitočné pripraviť glosár alebo index, ktorý sleduje prílohy získané počas vašej návštevy, ktoré musíte zdieľať. Tiež pripravte jednoprocentný súhrnný súhrn, ktorý syntetizuje najdôležitejšie informácie vo vašom prehľade. Umiestnite ho na prednú časť prezentačného materiálu, aby tí, ktorí vyžadujú prehľad o Vašej návšteve, mohli rýchlo získať z tejto stránky to, čo potrebujú.
Vykonajte odporúčania
Vaša správa by mala zahŕňať aj závery a odporúčania založené na vašich pozorovaniach počas návštevy. Buďte priamy, objektívny a stručný v ich tvorbe. Použite diskrétnosť pri zahrnutí citlivých informácií, ktoré sa dostali do cesty v dôsledku toho, že ste na mieste. Vaše odporúčania pre rozšírené bezpečnostné opatrenia sú možno jednou z najdôležitejších častí správy. Ak spoločnosť neposkytuje pravidelné školenie o bezpečnosti a aktualizuje osvedčené postupy, uvedomte si, ako to môže byť začlenené do kultúry spoločnosti. Odporúčania môžu byť proaktívne aj reaktívne, najmä ak ilustrujú, ako by spoločnosť a jej zamestnanci mali reagovať v prípade núdze na pracovisku. Mali by existovať aj snahy o pripravenosť na katastrofy.
Buďte svojim vlastným editorom
Akonáhle ste zostavili svoje poznámky a napísali správu, uistite sa, že spĺňa požiadavky stanovené pravidlami spoločnosti z hľadiska dĺžky a požadovaného obsahu. Ak vám to nebolo stanovené, usilujte o päťstránkovú správu s podpornými prílohami. Uistite sa, že sú stránky prehľadov očíslované. Pridanie titulov, odrážok a podpoložiek pomáha usporiadať obsah a zlepšiť čitateľnosť. Dvojitá kontrola faktov proti poznámkam na mieste. Samozrejme, vždy spustite kontrolu pravopisu a potom nechajte hlásenie druhý prečítaný, aby ste chytili chyby. A čo je najdôležitejšie, predložte priemyselnú správu okamžite.
