Jedným z najspoľahlivejších spôsobov, ako určiť, ako dobre podnikanie robí, je použitie správy o návšteve. Sú vaše externé operácie tak, ako by mali? Je váš predškolský alebo opatrovateľský ústav kódovaný a pripravený na udelenie licencie? Napísaním komplexnej správy o návšteve môžete určiť, či je splnená široká škála obchodných cieľov. Návštevy správ, niekedy nazývané výpisy z cesty, sú skvelý spôsob, ako zistiť, či sa vaše podnikateľské štandardy vykonávajú na mieste tak, ako ste si naplánovali.
Formátovanie správy
Prehľady návštev sú obchodné dokumenty. V závislosti od organizácie alebo odvetvia môže byť správa sledovaná vo forme memoranda alebo podnikovej šablóny. Vo všeobecnosti vyberte formát spomienok, ak sa návštevná správa dostane do skupiny interných členov vedenia. Vyberte si formálnejšiu šablónu pre obchodnú správu, ak bude návštevník poskytnutý externým zdrojom. Použite štandardné firemné formátovanie, ktoré obsahuje profesionálne typy písma, napríklad Times New Roman alebo Arial. Udržujte 1-palcové okraje.
Uveďte ciele
Vysvetlite dôvod návštevy. Medzi ciele patrí častosť návštevy spolu s primárnymi metrikami alebo oblasťami preskúmania. Napríklad návšteva môže byť prvou zo série štyroch, ktorá sa uskutoční v priebehu roka a preskúma implementáciu nových pravidiel alebo metrík produkcie. Jasne uveďte, čo ste hľadali pri návšteve, vrátane predchádzajúcich návštev, odporúčaní alebo plánov akcie.
Príklad:
Táto správa určuje, či spoločnosť Plainview School splnila všetky licenčné požiadavky na starostlivosť o deti po ukončení školskej dochádzky.
Diskutujte o spätnej väzbe a kľúčových poznatkoch
Berte na vedomie totožnosť kľúčových osôb, s ktorými sa počas návštevy vyslúžili. Návštevy môžu zahŕňať stretnutia s kľúčovým vedúcim personálom na danom mieste, napríklad manažérov alebo riaditeľov operácií. Je tiež bežnou praxou stretnúť sa so zamestnancami nižšej úrovne, ktorí sú viac oboznámení s prevádzkovými procesmi.
Príklad:
Jednotlivci, s ktorými sa hovorilo, zahŕňali Sarah Wintersovú, riaditeľa školy, školskú sestru Emily Thornovú, Rick Marden, učiteľka základnej školy a Carol Hathaway, výživu a dietetika.
Diskutujte o kľúčovej spätnej väzbe poskytovanej vedením a zamestnancami. Nie je nevyhnutné citovať respondentov, ale namiesto toho hľadať kľúčové postrehy a spoločné oblasti záujmu. Zahrňte všetky štandardizované prieskumy, ktoré sa použili, alebo konkrétnu sériu otázok položených počas návštevy.
Zoznam kľúčových poznatkov a poznatkov
Pozorovania sú založené na tom, čo je osobne videné a nie je vyjadrené na základe rozhovorov. Návštevníci si napríklad môžu vizuálne všimnúť, že táto operácia má príliš veľa pracovníkov, ktorí nie sú zaneprázdnení. Všetko od čistoty až po všeobecnú organizáciu podlieha pozorovaniu. Zahrňte tieto informácie do správy návštevy.
Príklad:
Počas stredajšej návštevy ponúkol obed ponuku zeleniny a ovocia, ale pre tých, ktorí majú špeciálne stravovacie potreby, nebola ponúknutá žiadna alternatíva.
Zhrňte závery
Určite, či organizácia spĺňa ciele na základe poskytnutej spätnej väzby a pripomienok. Použite podrobnosti a kvantifikovateľné informácie, ak je to možné, aby ste podporili závery. Napríklad, ak cieľom návštevy novej továrne je určiť, či bolo v prvom štvrťroku zamestnaných 60%, poskytnite skutočné čísla ľudských zdrojov s obratom, existujúcim náborom a oddeleniami, kde existujú nedostatky.
Poskytnite budúce akčné plány
Uveďte, ak budú naplánované budúce návštevy, ak existujú, a či sú tieto vopred určené alebo výsledkom nedávnej návštevy. Napríklad to môže byť tretia každoročná návšteva štvrťročného harmonogramu. Poskytnite odporúčania na zlepšenie. Ak sú definované určité akčné plány, uveďte ich podrobne. Toto poskytuje metriku úspešnosti pre ďalšiu návštevu.
