Pre nových vlastníkov podnikov je správa počítačových súborov úlohou, ktorá sa často odkladá alebo dokonca ignoruje. Väčšina firiem však pracuje, ukladá, získava a ukladá veľa dát vo forme počítačových súborov. Ak je to v prípade vašej firmy, budete potrebovať funkčnú štruktúru súborov, prístup k pomenovaniu súborov, ktorý je ľahko pochopiteľný a ďalšie. Silný proces vytvárania, ukladania, organizácie a zálohovania vám pomôže pri rozširovaní vašej firmy.
Tipy
-
Správa počítačových súborov je silný proces vytvárania, ukladania, organizácie a zálohovania informácií o vašej firme, ktoré vám pomôžu pri rozširovaní vašej firmy.
Prečo je správa súborov kritická pre vašu firmu
Ak spúšťate novú firmu, je lákavé prehliadať správu súborov. Je pravdepodobné, že nemáte toľko počítačových súborov na začiatok, a tam sú nepochybne mnohé ďalšie naliehavé záležitosti vyžadujúce vašu pozornosť.
Avšak čas na zavedenie inteligentného systému správy súborov od začiatku vypláca dividendy v nadchádzajúcich rokoch. Škálovateľný organizovaný systém pre súbory bude rásť s vašou spoločnosťou, udržiavať vaše súbory bezpečné a dobre objednané, aj keď počet týchto súborov rastie exponenciálne.
Alternatívne odloženie správy súborov vytvára chaotický, nefunkčný systém, ktorý znižuje čas a účinnosť. Prijatie správneho systému v tomto bode bude mimoriadne nákladné a zvyčajne bude zahŕňať konzultantov s vysokými cenami a dodatočné vybavenie.
Systém správy súborov, ktorý je ľahko pochopiteľný, jednoduchý na prácu a jednoduché rozšírenie je cenným obchodným prínosom.
Vytvorenie štruktúry súborov
Ako sa vaša firma rozhodne usporiadať počítačové súbory, bude mať vplyv na každodenné funkcie, riadenie projektov a vzťahy so zákazníkmi v nasledujúcich rokoch. Ak nemôžete nájsť a načítať správny dokument rýchlo, vaše podnikanie môže nakoniec stratiť klientov alebo ich povesť.
Najlepší spôsob, ako organizovať súbory, sa bude líšiť od podnikania po podnikanie. Najprv premýšľajte o tom, ako vaša firma vytvorí a pracuje s dokumentmi pred výberom organizačného alebo hierarchického prístupu.
Vnútorná štruktúra súborov môže byť široká a plytká alebo úzka a hlboká. Prvý prístup vytvára početné priečinky najvyššej úrovne a menej podpriečinkov. Môže to mať za následok uloženie viacerých dokumentov do viacerých priečinkov. Druhý prístup zahltí viac priečinkov v rámci nadradených priečinkov. Je možné vytvoriť aj hybridné štruktúry na dosiahnutie rovnováhy medzi týmito dvoma typmi hierarchií. Osobné preferencie a obchodná potreba by mali diktovať špecifický prístup.
S rastom služieb pre správu súborov, ktoré pomáhajú vyhľadávať súbory ľahšie pri vyhľadávaní, niektorí ľudia a firmy opustili súborové súbory úplne a vyložili všetky svoje dokumenty do jedného hlavného priečinka. Toto nie je vhodné. Každá firma vytvorí v priebehu roka viac dokumentov, než môže byť takou plochou štruktúrou riadená. Je dôležité vytvoriť nejakú organizačnú štruktúru súborov, ktorá pomôže kategorizovať súbory, čo ich zjednodušuje vyhľadávanie.
Bez ohľadu na to, ktorý systém sa rozhodnete implementovať, musí byť ľahko použiteľný, bezpečný a spoľahlivý. Premýšľajte o tom, kto bude vytvárať a pracovať s týmito súbormi a potom zvážte, ako možno ich pracovné potreby lepšie spĺňať so štruktúrou súborov.
Ďalším kľúčovým aspektom jednoduchosti použitia je prístupnosť. Ak váš primárny pracovník dokumentov potrebuje prístup k dokumentom na mobilných zariadeniach, je dôležité premýšľať o tom, ako sa tieto dokumenty budú zobrazovať, pristupovať a pracovať s týmito zariadeniami pri vytváraní politiky správy súborov. Okrem toho budete chcieť prijať prístup k správe súborov, ktorý bude synchronizovať súbory medzi všetkými zariadeniami.
Nakoniec zahrňte do svojho systému správy súborov aj plány zálohovania súborov. V ideálnom prípade by ste mali vytvoriť viac záložných kópií súborov. Tieto zálohy by mali byť uložené na rôznych počítačoch, z ktorých aspoň jedna nie je umiestnená na vašom pracovisku. Uistite sa, že určujete, kto robí zálohy, ako často a s akou technológiou v systéme správy súborov vášho počítača.
Vyhľadanie počítačových súborov, ktoré potrebujete
Pomenovanie konvencií a štruktúry súborov by malo pomôcť rýchlo nájsť a načítať správny dokument, keď je to potrebné. Názvy súborov, ktoré obsahujú náhodnú sériu alfanumerických údajov alebo dokonca konvencie, ako napríklad "DATE + CLIENT NAME", môžu byť mätúce a bránia vyhľadávaniu.
Názvy súborov by mali mať zmysel pre všetkých používateľov a mali by ľahko identifikovať typ, účel a základný obsah každého súboru.
Okrem konzistentnej konvencie pomenovania súborov zvážte pridanie systému správy súborov. Ide o typ počítačovej aplikácie, ktorá pomáha ukladať a organizovať súbory. Môže ponúkať funkcie, ktoré umožňujú sledovanie vlastníka a následných používateľov, dátum vytvorenia a poslednej úpravy a ďalšie údaje, ktoré vám môžu pomôcť pracovať s vašimi súbormi a udržiavať ich.
Služby správy súborov, ako sú Dropbox a Disk Google, vám môžu pomôcť tým, že vám poskytnú prehľadnejšie rozloženie a rozhranie. Namiesto zapamätania komplikovaných štruktúr súborov alebo konvencií pomenovania môžete jednoducho vyhľadať to, čo potrebujete.
Uvádzanie zásad spoločnosti v písaní
Akonáhle sa rozhodnú konvencie o štruktúre a pomenovávaní, vytvorte návrh dokumentu pre vaše podnikanie, na ktorom nájdete všetky špecifikácie pre prácu s počítačovými súbormi, ktoré ste vybrali. Dokonca aj keď ste jediným zamestnancom, to nemusí byť vždy prípad. Formálny dokument načrtávajúci politiku riadenia počítačových súborov vám pomôže, ak rozšírite a zamestnávate zamestnancov v budúcnosti. Bude tiež pomáhať vašej firme udržiavať konzistentný prístup k spravovaniu súborov a zabezpečiť bezpečnosť vašich cenných súborov.
