Obchodná administratíva sa vzťahuje na povinnosť riadiť organizáciu a vykonávať dôležité rozhodnutia. Koncepcia existovala pred zavedením počítačov do prevádzky firmy, ale počítače doslova revolúcovali spôsob, akým by manažér mohol robiť svoju prácu. Počítače sú neoddeliteľnou súčasťou podnikov 21. storočia az tohto dôvodu je pre súčasných a perspektívnych manažérov nevyhnutné používať ich ako ceruzku a papier.
Komunikácia s členmi organizácie
Predtým, ako boli počítače k dispozícii, sa správcovia firmy buď museli stretávať tvárou v tvár s ostatnými členmi organizácie (zamestnanci alebo vedúci oddelení), alebo hovoriť telefonicky, čo v prípade hromadných správ (napríklad voči zamestnancom alebo akcionárom) nebolo možné. Tradičná pošta je nákladná a pomalá možnosť, ale e-mail je rýchlejšia, bezpečnejšia a presnejšia alternatíva. Okrem toho môže telekonferencia uskutočniť obchodné stretnutie, bez ohľadu na to, kde sa nachádza každý člen správnej rady.
Usporiadanie údajov
Správcovia firiem sa zaoberajú veľkým množstvom údajov, od finančných dokumentov až po správy o účinnosti výroby a informácie o konkurenčných firmách.Preto je pre správcu povinné okamžite nájsť všetky informácie, ktoré chce okamžite a tradičné zásuvky na ukladanie dát neponúkajú vyhľadávače. Počítače tiež dávajú možnosť uchovávať zálohy dôležitých súborov, takže v prípade, že sa niečo pokazí, manažér má bezpečnostný vankúš.
Vyhnúť sa zdĺhavým úlohám
Vedľa adrenalínového manažmentu môže manažér poskytnúť aj nudné alebo opakujúce sa úlohy. Napríklad zostavovanie finančných správ vyžadujúcich len zmeny číselných údajov alebo zaznamenanie určitých častí obchodných zmlúv. Počítače pomáhajú zjednodušiť informácie, ktoré umožňujú správcom sústrediť sa na dôležitejšie riadiace úlohy (napríklad riešiť výdavky oddelení alebo spokojnosť obchodných partnerov) a zvýšiť ich produktivitu.
Efektivita nákladov
Elektronická pošta nekonzumuje papier, elektronické súbory nepotrebujú údržbu a telekonferencie nevyžadujú priestor pre hostí a nápoje alebo jedlo. Vďaka počítačom môžu manažéri znížiť malé náklady, ktoré v každodennej praxi predstavujú značné percento celkových administratívnych nákladov. To umožňuje administrácii umiestniť ďalšie finančné prostriedky do dôležitejších otázok, ako je napríklad nový prieskum trhu alebo zlepšenie siete komunikácie medzi členmi spoločnosti.
