Tradičná komunikácia o projektoch sa uskutočnila v rámci jasne definovanej štruktúry pomocou kanálov, ako je vnútorná pošta, telefóny, memorandá a formálne stretnutia. Moderné komunikácie s projektmi využívajú technológie ako e-mail, intranet a sociálne médiá na zdieľanie informácií v rámci pružnejšej tímovej štruktúry. Potreba komunikácie sa zmenila v súlade s objavením sa nových prístupov k riadeniu projektov a potrebou informovať širšiu skupinu zainteresovaných strán.
metodológie
Tradičný projektový tím spracoval projekt v samostatných etapách a dokončil každú fázu pred začiatkom nasledujúceho. Tímy zdokumentovali každú fázu a získali odhlásenie pred tým, než postupovali. Podľa projektu Smart je modernou praxou prijať agilnú metodológiu projektu, v ktorej sa fázy projektu môžu prekrývať, pretože členovia tímu spracovávajú jednotlivé cykly a menia ich v súlade s akoukoľvek spätnou väzbou. To komplikuje komunikáciu, kladie dôraz na aktualizácie stavu a ľahký prístup k najnovším informáciám o projekte.
tím
Moderný projektový tím zahŕňa širokú skupinu stálych a dočasných členov. Okrem interných zamestnancov môže tím zahŕňať aj konzultantov, dodávateľov, obchodných partnerov a firmy poskytujúce IT služby. Projektový manažér musí zabezpečiť, aby všetci členovia tímu mali bezpečný prístup k projektovej komunikácii počas obdobia ich zapojenia. Podľa projektu Project Place je projekt dočasným sociálnym systémom, kde úspech závisí od spolupráce, komunikácie a angažovanosti prostredníctvom transparentného zdieľania informácií.
zúčastnené strany
Moderné projekty majú oveľa širšiu skupinu zainteresovaných strán. Okrem komunikácie s členmi tímu a sponzormi vedú projektoví manažéri, že je dôležité, aby boli všetci zainteresovaní, vrátane komunity, regulačných orgánov, vládnych agentúr a investorov, plne informovaní. Podľa poradenskej firmy Cornwell vedú neefektívne komunikácie k nedostatku úspechu vo viac ako 65% neúspešných projektov.
kanály
Moderná komunikácia s projektmi využíva sieťovú komunikáciu na zlepšenie spolupráce. E-mail a okamžité správy umožňujú členom tímu rýchle a jednoduché zdieľanie informácií, než aby sa spoliehali na papierové kanály, ako sú interné poznámky alebo faxy. Projektové portály poskytujú jediný zabezpečený prístupový bod pre všetky informácie o projekte a dokumentáciu prostredníctvom internetu. Videokonferencia umožňuje členom tímu zostaviť stretnutia o pokroku, aj keď členovia tímu sú na rôznych miestach. Technológie, ako sú napríklad blogy a sociálne siete, ešte viac rozširujú komunikáciu s projektmi a vytvárajú zmysel pre komunitu a umožňujú zainteresovaným stranám poskytovať spätnú väzbu, ktorá môže ovplyvniť projekt
