Ak vaša firma vyžaduje, aby ste sledovali všetko, od dôležitých detailov o klientovi až po zdanlivo menšie problémy, učenie sa, ako napísať poznámku do súboru, bude pre vás prospešné. To vám môže pomôcť pri každodennej práci.Ak napríklad jedna osoba z vašej kancelárie klienta volá alebo vám pošle e-mail so žiadosťou o zmenu plánu, napíšte poznámku do súboru v prípade, že iná strana neskôr spochybňuje vaše kroky. Poznámky k súboru sú nevyhnutné pre právne, lekárske alebo iné veľmi citlivé súbory, ktoré môžu byť neskôr použité aj na súde.
Otvorte program Microsoft Word. V ponuke Súbor kliknite na položku Nový. Na pravej strane sa otvorí "Podokno úloh nového dokumentu".
Kliknite na položku "Na počítači", ktorý sa nachádza v sekcii Šablóny. Zobrazí sa dialógové okno Šablóny. Kliknite na kartu "Poznámky". Kliknite na položku "Memo Wizard" a potom kliknite na "OK". Spustí sa sprievodca "Memo Wizard".
Kliknite na tlačidlo Ďalej. V časti "Ktorý štýl by ste chceli" vyberte možnosť "Profesionál" a znova kliknite na tlačidlo "Ďalej". V časti "Chcete vložiť názov", zvoľte "Áno" a zadajte "Memo do súboru". Kliknite na tlačidlo Ďalej.
Zvoľte "Dátum", "Od" a "Predmet" v časti "Ktoré položky chcete zahrnúť" a zadajte informácie pre každú z nich. Dátum by mal byť dátum výskytu, napríklad telefonický hovor alebo e-mail. Mala by pochádzať z vášho mena alebo mena vášho nadriadeného a predmetom by mal byť stručný popis udalosti, ako napríklad "Zmena miesta konania".
Kliknite na tlačidlo Ďalej. V sekcii Komu vyberte položku Súbor. Zrušte začiarknutie políčka "CC". Znova kliknite na tlačidlo "Ďalej". Pridajte všetky záverečné položky a kliknite na tlačidlo "Ďalej" a potom kliknite na "Dokončiť". Zadajte poznámky do dolnej časti formulára poznámky.
Vytlačte poznámku a vložte ju do súboru klienta. Uložte aj elektronickú kópiu, ak je to postup vašej spoločnosti.
Tipy
-
Napíšte poznámku do súboru čo najskôr po incidentu alebo konverzácii. To vám pomôže spomenúť na všetky podrobnosti jasnejšie.
Výstraha
Nikdy nepíšte nič, čo by bolo hanlivé v poznámke k súboru, ktorý nie je založený na faktoch. Zdá sa, že pani Smithová sa zdala nahnevaná. Písanie, že pani Smith vždy má nepríjemný postoj, nie je.
