Dokumenty Google sú výkonným nástrojom na zdieľanie súborov, ktorý môžu podniky použiť na publikovanie pracovných plánov. Môžete to dosiahnuť vytvorením plánu priamo v Dokumentoch Google. Keď pravidelne publikujete pracovný harmonogram zamestnancov, zabraňujete nesprávnemu komunikácii, ktoré by mohlo viesť k odhaleniu posunov zamestnancami, ktorí si neuvedomili, že by mali pracovať.
Použite Šablóny voľných pracovných plánov
Dokumenty Google uchovávajú obrovskú knižnicu bezplatných a pripravených na použitie šablón. Ak chcete získať prístup k šablóne, otvorte nový dokument služby Dokumenty Google a potom vyhľadajte šablóny so slovami "pracovný plán". Väčšina pracovných plánov zamestnancov používa týždenný formát, pretože zamestnávatelia publikujú týždenne. Ak žiadna šablóna nevyhovuje potrebám plánu, vytvorte vlastný plán v inom programe.
Vytvorte vlastný plán
Podobne ako v službe Dokumenty Google, tabuľky Google majú šablóny, ktoré si môžu prispôsobiť správcovia. Nájdite tieto položky v tabuľkách v ponuke Galéria šablón. Jednoducho vyberte zo zoznamu položku Plán a potom upravte polia tak, že nahradíte údaje šablóny s dátumami plánovania a menami zamestnancov. Odstrániť všetky riadky a stĺpce, ktoré nie sú potrebné.
Vytvorte rozvrh od začiatku otvorením nového súboru. Kliknite na položku Spustiť novú tabuľku na hlavnej stránke a pomocou hlavičky označte dokument ako "Týždenný rozvrh" alebo iný požadovaný názov. Použite prvý riadok na definovanie dátumov, na ktoré sa vzťahuje plán.
Ďalej vytvorte graf, na ktorom sa v hlavičkách horizontálnych stĺpcov uvádzajú dni v týždni a v riadkoch sa uvádzajú časy presunu. Vložte názvy zamestnancov do príslušných políčok pre posun. Uložte súbor do služby Dokumenty Google pod príslušným názvom súboru.
Správa oprávnení zamestnancov
Zamestnávatelia chcú, aby si zamestnanci prečítali plán a možno stiahli súbor na uloženie na osobných počítačoch alebo zariadeniach. Zamestnanci by však nemali mať možnosť upravovať rozvrh. Dokumenty Google štandardne umožňujú zamestnancom čítať a sťahovať súbory, ktoré sú im zdieľané.
Zdieľajte súbory kliknutím na ikonu s siluetou osoby a znakom plus, ktorý predstavuje "Zdieľať". Zadajte e-mailové adresy zamestnancov, s ktorými chcete súbor zdieľať. Pred odoslaním e-mailového odkazu skontrolujte povolenia, aby ste zabezpečili, že dokument je iba na čítanie.
Pre povolenia vyberte možnosť "zobraziť" a nie "upraviť" a potom vyberte tlačidlo Zdieľať a publikovať plán pre zamestnancov. Zamestnanci dostanú e-mail s oznámením, že bol zverejnený nový rozvrh. E-mail obsahuje odkaz na plán.
Nastavte pravidelné rozvrhy
Uchovávanie šablóny rozvrhu umožňuje jednoduchšie týždenné plánovanie. Nastavte štandardný deň a čas na publikovanie plánu a zdieľajte ho so všetkými zamestnancami prostredníctvom e-mailu súčasne.
Pomenujte súbory plánov ľahko vyhľadateľným spôsobom, ako napríklad "Plán prechodu na 15. január". To znižuje zámenu a umožňuje zamestnancom rýchlo zaznamenať rozdiely v plánovaní alebo problémy. Vytvorte firemné pravidlá vyžadujúce, aby zamestnanci poskytli požadované oznámenie o zmenách v pláne.
