Zjednodušenie pravidiel a postupov v podnikovom prostredí môže byť náročným procesom. Bez ohľadu na to, či je spoločnosť výrobnou jednotkou alebo len malou kanceláriou, bude veľmi prospešné zo zjednodušenia všetkých politík a postupov, s ktorými sa spoločnosť zaoberá. Tento projekt je ťažké pre jednu osobu vo veľkom rozsahu. Pretože tento proces vyžaduje štúdium na všetkých úrovniach spoločnosti, môže trvať niekoľko rokov, kým bude úloha úplne ukončená.
Vyskúšajte všetky pravidlá a postupy, ktoré sa vyskytujú vo vašej spoločnosti alebo v spoločnosti, pre ktorú pracujete. Urobte si niekoľko dní na to, aby ste pozorovali každé oddelenie spoločnosti a aké politiky a postupy robia každý deň.
Berte na vedomie akékoľvek postupy a politiky, ktoré sú nadbytočné alebo spomaľujú produktivitu zamestnancov. Zistite, ako dlho trvá schválenie úloh spolu s licenciami, notármi alebo súhlasmi súdov.
Vyhodnoťte všetky zásady a postupy týkajúce sa nákladovej efektívnosti, efektívnosti a nevyhnutnosti.
Vytvorte nový postup a plán postupov, ktorý eliminuje zbytočné administratívne úlohy, schválenia alebo písomné práce. Napríklad zamestnanci môžu zadať dáta do tabuľky a poslať ich e-mailom skôr ako vytlačiť vytlačenú kópiu.
Berte na vedomie akékoľvek duplicitné procesy, ktoré sa vyskytujú v spoločnosti, ako napríklad preskúmanie projektu niekoľkými rôznymi ľuďmi. Odstráňte čo najviac duplicitných krokov. Napríklad projekt, ktorý je preskúmaný niekoľkými ľuďmi, môže potrebovať len jednu kvalifikovanú kontrolu.
Opýtajte sa zamestnancov, manažérov a dokonca aj externých partnerov, ktorí pracujú so spoločnosťou, čo by zmenili v politikách a postupoch tejto spoločnosti. To môže priniesť veľa chybných pravidiel na svetlo a pomôcť vytvoriť spoločnosť, na ktorej sú všetky úrovne spokojné.
Nájdite najrýchlejší a najjednoduchší spôsob plnenia úloh sledovaním viacerých zamestnancov, ktorí vykonávajú rovnakú úlohu. Akonáhle objavíte ideálny spôsob, ako vykonať túto úlohu, vyškoliť všetkých ostatných zamestnancov, aby dokončili úlohu týmto spôsobom.
Opravte a modernizujte všetky zariadenia, stroje a počítače vo firme. Tým sa zníži neproduktívny čas a urýchli sa konečný proces.
Skontrolujte všetky príručky a výcvikové dokumenty. Zjednodušte všetky jazyky a znižujte všetky nepotrebné časti manuálu, aby ste poskytli jasný a stručný štandard pre splnenie úloh.
Zozbierajte všetky údaje a potom vytvorte návrh na odstránenie nepotrebných politík a postupov. Prezentujte údaje majiteľom spoločnosti, aby mohli určiť, ktoré zmeny sa majú implementovať.
