Typická obchodná organizácia plní svoje pracovné zaťaženie vytvorením série úloh, ktoré sa vykonávajú a vykonávajú podľa potreby. Tieto úlohy môžu zahŕňať nákup materiálu, predaj služieb, prijímanie zamestnancov alebo reakciu na zákazníkov. Umiestnenie týchto úloh do sérií organizovaných a vzájomne prepojených systémov môže priniesť úžitok spoločnosti tým, že zavedie efektívnosť a usporiadanie do pracovného dňa a nakoniec zvýši spodnú hranicu. Pracovné systémy umožňujú každodenné úlohy koordinovane fungovať a poskytujú základný rámec na výrobu služieb a produktov.
Definujte systém
Pracovný systém je spoločné úsilie a je navrhnutý, keď sa určuje určitá úloha alebo cieľ, ktorý vyžaduje viac ako jednu osobu. Pracovné systémy obsahujú technológie, informácie a obchodné zdroje na vytváranie služieb alebo produktov pre zákazníkov externých i interných. Osoba alebo osoby, ktoré zamestnávajú ostatných, aby pracovali v rámci pracovného systému, musia najprv definovať a organizovať systém, ktorý umožní dosiahnutie cieľa. Systém musí byť definovaný tak, aby vedel, ktorí pracovníci a stroje sú potrebné, čo budú robiť a ako bude systém plynúť z jednej úlohy do druhej na dosiahnutie maximálnej efektívnosti.
Typy pracovných systémov
Neexistuje žiadny typ pracovného systému, pretože koncept pracovného systému je shell, ktorý môže byť vyplnený cieľmi a potrebami organizácie. Príklady pracovných systémov zahŕňajú informačný systém, dodávateľský reťazec, službu pre zamestnancov alebo zákazníkov a systém, ktorý kupujúci zadáva pri objednávaní produktu od organizácie. Webové stránky elektronického obchodu môžu byť tiež považované za pracovné systémy, ktoré plnia úlohy, ako je marketing, zákaznícke služby alebo riadenie transakcií.
Niektoré pracovné systémy sú navrhnuté tak, aby splnili úlohu a potom skončili, napríklad špeciálny projekt (konferencia, zhromažďovanie údajov) alebo výrobok, ktorý je vyrobený na určitý čas a potom prerušený. Ostatné pracovné systémy sa môžu spojiť a vytvoriť väčší pracovný systém, akým je pracovný systém, ktorý vyrába produkt. Napríklad pracovné systémy produkcie produktov (výrobné linky) prepájajú pracovný systém dodávateľského reťazca (nákupy materiálu), projektový systém (inžinierstvo) a baliaci pracovný systém (vyrába produkt pripravený na nákup).
Prvky systému
Všetky pracovné systémy obsahujú rad prvkov, ktoré ovplyvňujú pracovný systém. Prvky sú navzájom závislé a spolupracujú na vytvorení celého systému. Medzi tieto prvky patrí pracovník, úloha, štruktúra organizácie, zásady a usmernenia organizácie a praktiky vedenia organizácie.
Pracovník môže byť zamestnancom alebo zmluvným pracovníkom. Úloha obsahuje informácie o tom, čo je potrebné urobiť a ako sa má úloha splniť. Štruktúra organizácie zahŕňa jednotlivcov, úlohy v spoločnosti a spôsob, akým súvisia úlohy, pokiaľ ide o prácu, ktorú treba vykonať. Politiky organizácie zahŕňajú dohody, pravidlá a vyhlásenia, ktoré diktujú spôsob, akým je potrebné prácu dokončiť.Leaderské postupy v rámci organizácie riadia a riadia realizáciu pracovného systému a pomáhajú udržiavať zameranie a motiváciu.
Základný rámec
Hoci sa pracovné systémy veľmi líšia medzi organizáciami, existuje základný rámec komponentov, ktoré môžu byť použité na vyplnenie pracovného systému. Medzi tieto komponenty patria účastníci, činnosti a procesy, technológie, informácie alebo údaje, fyzické prostredie, procesné stratégie a konečný produkt. Rámcové komponenty sa prelínajú s prvkami na vytvorenie pracovného systému.
Revízia pracovných systémov
Dynamiku revízie existujúceho pracovného systému možno dosiahnuť zavedením súboru fáz do pracovného systému. Známe ako životný cyklus systému práce, tieto fázy sú opísané ako prevádzka a údržba (priebežné zlepšenia), iniciácia (nový pracovný systém), vývoj (nové požiadavky) a implementácia (inštalácia, školenie, testovanie). Plánované a neplánované revízie a zmeny sa môžu vyskytnúť pri použití týchto štyroch fáz. Plánované zmeny využívajú všetky štyri fázy a v každej fáze dochádza k neplánovaným alebo neočakávaným zmenám vo forme úprav, experimentov a opráv.
