Prehľady o stave projektu sú kontrolné dokumenty pre každého, kto sa pokúša spravovať projekt, či ide o prácu pre jednotlivcov alebo jednu stovku ľudí na viacerých miestach. Správa o stave projektu slúži ako stručné zhrnutie pokroku projektu, jeho očakávaný termín dokončenia a aké opatrenia boli vykonané odo dňa zostavenia poslednej správy o stave projektu. Pomáha manažérom plniť úlohy na ceste a identifikovať problémy v dostatočnom časovom predstihu na vytvorenie zmysluplných riešení.
Zhrnutie projektu
Správa o stave projektu sa zvyčajne začína stručným opisom dôležitých prvkov projektu. Tento odsek alebo blok identifikuje názov projektu, dátum správy, ktorý zodpovedá za projekt alebo jeho riadiace oddelenie a vyhlásenie o projekte. Môže obsahovať aj kontaktné informácie, ako sú telefónne čísla alebo e-mailové adresy kľúčových členov projektového tímu. Táto časť sa pravdepodobne v priebehu projektu veľmi nezmení a často sa skopíruje z jednej správy o stave na ďalšiu s aktuálnym dátumom.
dodávky
Časť popisujúca výsledky projektu je kľúčom k správe o stave projektu. Táto časť by mala obsahovať zoznamy výsledkov a uviesť ich aktuálny stav v jednom alebo dvoch slovách. Napríklad projektový list pre spustenie produktu môže obsahovať také výstupy, ako je tlačená reklama, spúšťateľská predajňa, výstavné stánky a cenníky. Vedľa každej dodávky by manažér projektu mal napísať také veci ako "kompletný" alebo "objednaný" alebo "na tlačiarni". Toto slúži ako súhrn projektu s podrobnejšími úlohami uvedenými v časovej osi.
časovej osi
Časový rozvrh úloh je prvkom správy o stave projektu, ktorá často získava najväčšiu pozornosť. Táto časť by mala podrobne opísať prácu, ktorá bola dokončená od poslednej správy o stave projektu, aká práca sa očakáva v ďalšom období a dátumy, kedy sa očakáva, že sa dokončia úlohy. Mnohé správy o stave projektu prezentujú túto skutočnosť v tabuľke s údajmi o očakávanom dokončení a skutočnom dokončení. Mnohí projektoví manažéri sa rozhodnú farebne kódovať túto sekciu rôznymi farbami, ktoré predstavujú úlohy, ktoré sú podľa plánu, pred plánovaným termínom, za plánom, dokončené alebo pozastavené.
Poznámky, odporúčania a vysvetlenia
V správe o stave projektu je potrebné uviesť aj všetky červené vlajky, požiadavky na zmenu alebo výzvy, ktorým čelí projekt. Toto je miesto, kde môžete uviesť, kde môžu byť potrebné dodatočné zdroje alebo kde sa dátumy dodania zmenia. Táto časť môže taktiež oznámiť, ako neočakávané udalosti ovplyvnili projekt, ako napríklad problémy so softvérom, oneskorené doručenie od dodávateľa alebo vadné dodávky. Niektorí správcovia projektu oddelia túto časť od správy a uvádzajú ju do samostatného dokumentu, ktorý pripojí k správe o stave projektu.
