Niektorí ľudia sa nemusia dobre zaoberať kritikou, ale ako profesionáli je to jediný spôsob, ako sa rozrásť. Firmy a akademické oddelenia môžu mať prospech z toho, že majú externí recenzenti príležitosť sprostredkovať čestnú spätnú väzbu o tom, ako zlepšiť každodenné operácie. Po preskúmaní bude recenzent napísať podrobný odborný list, ktorý poskytne spätnú väzbu v konkrétnych oblastiach, v ktorých chýba podnik.
Začnite s profesionálnym hárkom
Napíšte svoj spätný list na profesionálne vyzerajúci hlavičkový papier. Hlavičkový papier vytvára vaše profesionálne poverenia a vytvára pevný, dôveryhodný vzhľad. Zadajte "Vážená pani / mr. (Názov nadriadeného)", za ktorým nasleduje dvojbodka. Preskočiť ďalší riadok. Zadajte celý dátum. Preskočiť priestorový riadok.
Povedz vďaka a poskytnite bezplatné vyhlásenie
Začnite listom poďakovaním nadriadenému za príležitosť navštíviť ich zriadenie. Upresnite akúkoľvek pohostinnosť, ktorú ste ocenili predovšetkým. Vykonajte celkovo bezplatné vyhlásenie, ktoré stručne prehľaduje konkrétne oblasti, ktoré boli v organizácii dobre vykonané alebo dobre spustené. Tým sa vytvoria pozitívne pocity medzi tými, ktorí dostanú spätnú väzbu. Aj keď celkové hodnotenie bolo veľmi negatívne, môžete vždy nájsť niečo pozitívne a konštruktívne, ktoré by ste poukázali.
Poskytnite analýzu a špecifickú spätnú väzbu
Uveďte podrobnú analýzu každej časti organizácie alebo oddelenia. Napríklad, ak ste hodnotili anglické oddelenie univerzity, môžete začať hodnotením vedúceho oddelenia. Uveďte veľmi konkrétnu kritiku a spätnú väzbu o tom, ako plní každú svoju zodpovednosť.
Silné stránky a kritika
Detailné silné stránky, ako aj prvky, ktoré by mohli byť efektívnejšie a ponúknuť konkrétne návrhy pre každú kritiku. Napríklad, ak si všimnete, že vedúci oddelenia sa neskoro obrátil na hodnotenie inštruktorov, môžete napísať: "Vedúci oddelenia poskytuje veľmi dôkladné a podrobné hodnotenia, avšak hodnotenia sú často obrátené neskoro, možno v dôsledku jej želania aby napísala veľmi komplexné hodnotenia.V budúcnosti by mala zvážiť vynechanie nepodstatných detailov, aby sa znížila doba potrebná na dokončenie správ."
Tento príklad sa nevyhýba tomu, aby ponúkol priamu kritiku, ale súčasne komplimentuje riaditeľa za jej dôkladnosť, a nie sa zameriava výlučne na jej neschopnosť vykonať hodnotenie včas.
Vyhodnocujte, preverujte a kritizujte každé oddelenie
Vyhodnoťte každé oddelenie a potom každého kľúčového zamestnanca v oddelení. Dôkladne preskúmajte funkcie jednotlivých oddelení a ako dobre vykonávajú tieto funkcie kľúčoví zamestnanci. Ponúknite celkové hodnotenie negatívnych prvkov, ktoré ste objavili, a napíšte akčný plán pre oddelenie, ktoré ich vyrieši. Tento plán bude obsahovať prvky zo všetkých kritikov, ktoré ste uviedli v jednotlivých kritikách. Zahrňte podrobné vysvetlenie významných silných stránok oddelenia, vrátane komplimentov pre kľúčových zamestnancov, ktorí vykonávajú mimoriadne dobré výsledky. Diskutujte, ako môže oddelenie stavať na týchto silných stránkach.
Uzavretie Vášho spätnej väzby
Poskytnite stručné celkové hodnotenie oddelenia s oboma významnými silnými a slabými stránkami. Završte poďakovaním nadriadenému a poskytnite svoje kontaktné informácie v prípade, že nadriadený má ďalšie otázky. Zatvorte svoj list s bezplatným uzatvorením frázy, ako napríklad "S pozdravom" a celé meno. Prihláste nad zadané meno v modrom alebo čiernom atramente.
Nezabudnite na ďalšie kópie
Vytvorte niekoľko kópií písmena. Zachovajte jednu kópiu pre svoje záznamy. Pošlite ďalšiu kópiu šéfovi nadriadeného, ak o to požiada. Pošlite originál priamo nadriadenému.
