KPI sú "kľúčovými ukazovateľmi výkonnosti". Tieto ukazovatele sú meradlá, ktoré pomáhajú tým, ktorí riadia obchod, aby zistili, ako blízko (alebo ďaleko) spoločnosti alebo oddelenia dosahuje vopred určený cieľ alebo súbor cieľov. Písanie KPI môže pomôcť manažérovi a zamestnancom, aby zistili, čo ešte treba urobiť, a motivovať ich k dosiahnutiu týchto cieľov. Proces písania KPI nie je sám osebe ťažký. Vytváranie KPI, ktoré budú účinné, však vyžaduje zváženie.
Napíšte KPI ako stručné, individuálne dokumenty. Každý KPI by mal zodpovedať určitej kategórii, oddeleniu alebo projektu. Napríklad jeden KPI by mohol byť napísaný na zacielenie na spokojnosť klienta, iný by mohol byť zameraný na režijné náklady.
Začnite dokument KPI s hlavičkou definujúcou účel KPI. Udržujte ho čo najskôr, ale čo najpresnejšie. Jedna alebo dve vety stačia. Napríklad KPI pre spokojnosť klientov môže mať nadpis "Zvýšiť spokojnosť klienta".
Vymenujte účel KPI. Je dôležité, aby manažment i zamestnanci vedeli, prečo by sa mali usilovať o dosiahnutie konkrétneho cieľa, alebo prečo je potrebné tento výkon merať. Stručne vysvetlite, ako dosiahnutie stanoveného cieľa alebo doby zaznamenávania stráveného na akcii bude prospešné.
Uveďte, ako sa meria KPI. Uveďte frekvenciu meraní, ako aj dĺžku času, kedy dôjde. Napríklad, ak píšete KPI o spokojnosti klientov, môžete vykonať telefónny prieskum, ktorý sa uskutoční po každom hovore a prebehne v priebehu 3 mesiacov.
Nastavte cieľový cieľ. Určite cieľ, ktorý je kvantifikovateľný a merateľný. Mala by poskytnúť požadovaný výsledok, napríklad určité percento v konkrétnom časovom období.
