Podľa dokumentu US Environmental Protection Agency (EPA) "Usmernenia pre prípravu štandardných operačných postupov (SOP)" "Rozvoj a používanie SOP sú neoddeliteľnou súčasťou úspešného systému kvality, pretože poskytuje jednotlivcom informácie potrebné na výkon práce riadne a uľahčuje konzistentnosť kvality a integrity výrobku alebo konečného výsledku. " Preto je správna príprava SOP kľúčom k položeniu základov pre dosiahnutie konzistentných procesov. Podľa niekoľkých všeobecných krokov môžete pripraviť SOP pre použitie v rámci vašej organizácie.
Určte, aké postupy alebo procesy vo vašej organizácii vyžadujú dokumentáciu, aby boli vykonávané konzistentným spôsobom a ktoré osoby majú najväčšiu kvalifikáciu na to, aby mohli prideliť súvisiace SOP. Na identifikáciu potreby SOP a na napísanie SOP môže byť použitý tímový prístup.
Určite systém číslovania, ktorý zabezpečí adekvátnu kontrolu dokumentov vašich SOP. Systém číslovania by mal byť dostatočne flexibilný, aby umožnil akýkoľvek počet SOP a ľubovoľný počet revízií pre jednotlivé SOP. Uchovávajte si sám alebo priradenú osobu na kontrolu dokumentov udržiavať hlavný zoznam tak, aby sa nepoužívali žiadne duplicitné čísla.
Vytvorte šablónu SOP, ktorú budú dodržiavať všetky organizačné SOP pomocou softvéru na spracovanie textu. Pri administratívnych alebo programových postupoch by šablóna mala obsahovať minimálne titulnú stránku, postupy (vrátane účelu, rozsahu, zhrnutia, definícií, personálnych kvalifikácií, samotného postupu, kontrolných zoznamov a riadenia záznamov), kontroly kvality a referencií. Pri technických alebo laboratórnych postupoch by šablóna mala obsahovať minimálne všetky časti pre vyššie uvedené administratívne SOP okrem bezpečnostných informácií, upozornení, interferencií, vybavenia a dodávok v časti o postupoch.
Napíšte štandardný pracovný postup, ako písať štandardné pracovné postupy pre vašu organizáciu, známy ako "SOP na SOP". Použite vyvinutú šablónu a uveďte svoje očakávania, ako by mali byť pripravované všetky SOP, napríklad kto identifikuje potrebu, kto pridelí číslo, aký formát používa a očakávania, čo by malo byť zahrnuté do každej sekcie.
Pripravte si ostatné SOP na základe metódy uvedenej v SOP pre SOP, pričom vykonajte nejaké drobné úpravy, aby ste zlepšili proces prípravy z hľadiska času a kvality výsledných dokumentov.
Tipy
-
Pozrite sa na toľko príkladov SOP, ako môžete pred prípravou vášho.
Výstraha
Uistite sa, že vaša šablóna SOP je pred vydaním konečná. Akékoľvek zmeny znamenajú, že musíte zrevidovať každý SOP napísaný pomocou tejto šablóny.
