Požiadavka na predloženie návrhov (RFP) je dokument, v ktorom žiadate dodávateľov, aby ponúkali prácu, ktorú chcete vykonať. Popisuje podrobnosti o úlohách, požadovaných kvalifikáciách, podmienkach zmluvy, termíne na predkladanie návrhov a pokynoch na to, ako reagovať. Zvyčajne zašlete list o zámere niekoľko týždňov pred návrhom skutočnej odpovede na RFP. To dáva emitentovi RFP predstavu o tom, koľko odpovedí očakávať. Aj keď môžete nájsť kvalitné šablóny so šablónou RFP a listom zámeru, je rozumné najprv preskúmať príklady toho, ako by ste mali reagovať a čo zaradiť alebo vynechať.
Rozčleňte podrobnosti
Pred odpovedaním na RFP si ho dôkladne prečítajte. V konečnom dôsledku by váš návrh na odpoveď mal obsahovať podrobnosti o tom, ako budete produkovať výsledky, ktoré spĺňajú požiadavky. Buďte opatrní, ak požiadavky RFP jasne neuvádzajú požadované funkcie alebo sú nejednoznačne nejednoznačné. Nechcete, aby ste sa cítili nedostatočne splniť požiadavky na konci projektu. Pozrite sa na metriky, ktoré určujú, ako bude váš súlad meraný. Posúďte sankcie za nedodržanie a zvážte riziko. Pochopte, ako by sa každá výsledná zmluva zdokumentovala, monitorovala a zvládla presadzovať dohodu. Ak je emitent otvorený otázkam, obráťte sa na ne, aby ste vyriešili všetko, čo je nejasné. Potom môžete dôverne poslať svoj list s úmyslom.
Základný príklad a náčrt návrhu RFP
Akonáhle sa rozhodnete odpovedať, ihneď pošlite žiadosť o RFP na spoločnosť, ktorá vydala RFP a uveďte, že plánujete predložiť návrh. Tým sa zabezpečí, že obdržíte akékoľvek aktualizácie alebo zmeny pôvodnej RFP. Neodpovedajte ručne písaným listom alebo nepoužívajte e-mail, pokiaľ to nie je výslovne poučené. Začnite svoj list tým, že uveďte, prečo máte záujem. Potvrďte termín. Zahrňte svoje kontaktné informácie. Ako príklad tela vášho listu, môže to byť tak jednoduché ako:
"Chceli by sme vyjadriť svoj záujem o referenčnú Žiadosť o predloženie návrhov (RFP) a mali by sme byť informovaní o akýchkoľvek aktualizáciách skôr, ako odošlú v požadovanom dátume."
Môžete samozrejme zahrnúť ďalšie podrobnosti. Vyhnite sa otázkam vysvetľujúcich otázky, ktoré môžu spôsobiť nejasnosť vášho zámeru.
Čo o čase vyjednávať?
Cenové rokovania sa zvyčajne začnú neskôr, napríklad v počiatočnej fáze ponúk, ak vytvoríte užší zoznam. Môžete sa však rozhodnúť zahrnúť do zámeru odsek alebo dva body, v ktorých sú uvedené potreby financovania projektu. Buďte si však vedomí toho, že príliš rýchle uvedenie finančných záležitostí do procesu môže mať vplyv na vašu šancu uzavrieť zmluvu.
Pošli to bezpečne
Chcete zaistiť, aby sa váš list dostal; pošlite ho prostredníctvom certifikovanej pošty, aby ste dostali potvrdenie o doručení. (Táto poštová služba v Spojených štátoch ponúka túto službu za nízky poplatok, nájdete na webovej stránke pre aktuálne ceny.) Môžete tiež sledovať informácie o doručení online. Potom by ste mali byť pripravení napísať svoj vlastný návrh na definovanie zmluvných práv a povinností.
