Organizovaná a rozvinutá agenda stretnutí zabezpečuje, aby sa na danom stretnutí pokryli všetky dôležité témy. Štruktúra osnovy pomáha usmerňovať smer stretnutia, aby ste nemuseli skočiť z jednej témy do druhej a umožňovať efektívnejšie vedenie podniku. Začnite program schôdzky ešte pred schôdzou, aby ste mohli vytvoriť niekoľko návrhov a poslať ich účastníkom pred schôdzou, aby im dali vedieť, čo očakávať.
Napíšte všetky témy, ktoré potrebujete na stretnutie. Začnite čo najširšie. Napríklad napíšte "Plánovanie", ktoré môže obsahovať niekoľko podtém. Použite všetky poznámky z predchádzajúcich schôdzok, e-maily a informácie, ktoré musíte mať na zaistenie, že máte zapísané všetky potrebné témy.
Komunikujte s inými plánovačmi schôdzok alebo účastníkmi a informujte sa, či majú nejaké témy, ktoré potrebujú pozornosť. Dajte im lehotu na navrhované témy a položky, aby ste mali čas na vykonanie akéhokoľvek následného výskumu alebo korešpondencie, ak je to potrebné, potom ich vložte do obrysu.
Usporiadajte svoje témy. Pozrite sa na témy, ktoré môžete umiestniť pod väčšiu tému. Ak nie, prejdite každú všeobecnú tému a rozdelte ju do konkrétnych položiek programu. Napríklad agenda stretnutí o produkcii môže obsahovať "konfliktné skúšky" a "dátumy na zapamätanie" v rámci témy "Plánovanie".
Zostavte svoje hlavné témy podľa poradia dôležitosti. Rozhodnite, aké témy by sa mali najskôr zamerať na obrys podľa toho, aké dôležité sú, koľko času budete musieť prediskutovať a špeciálne úvahy, ako napríklad osoba, ktorá prezentuje časť stretnutia, ktorá musí napríklad odísť predčasne.
Zadajte hlavné témy vo vertikálnom zozname tučným písmom, väčším písmom, približne 14 až 16 bodovým písmom. Odsadenie alebo kartu raz a začiarknite jednotlivé podtémy priamo pod hlavnú tému. Témy a podtémy môžete číslovať alebo písať podľa vlastného želania. Zahrňte všetky podrobné body pod každú podtému.
Odrážajte a odsúvajte tie položky tak, aby sedeli pod podtópou, len napravo. Väčšina softvérových programov automaticky odsadzuje, odrážajú a číslujú, keď stlačíte "Enter" a "Tab" na konci hlavnej alebo podtémy.
Zadajte všetky potrebné informácie o stretnutiach v hornej časti dokumentu, vrátane názvu a dátumu stretnutia, času, miesta, pozvaných alebo očakávaných účastníkov a kontaktných informácií pre organizátora stretnutia, pravdepodobne sami.
Napíšte meno moderátora každej témy vedľa hlavnej alebo podtémy, ak je to vhodné. Všimnite si, koľko času dáte každej téme. Kontaktujte moderátora a uistite sa, že jej máte dostatok času.
