Rozpočtové stretnutia sú dôležité, pretože vám umožňujú prezentovať svojmu šéfovi alebo nadriadeným, kde váš projekt stojí z hľadiska svojho rozpočtu. Na stretnutí môžete diskutovať o možnom zvýšení alebo znížení vášho prideleného rozpočtu a navrhnúť spôsoby, ako znížiť náklady, aby sa váš rozpočet udržal na správnej ceste. Rozpočtové stretnutia vám tiež umožnia, aby ste sa vo svojom prípade oboznámili s ďalším financovaním vášho projektu alebo práce. Celkové schôdzky o rozpočte určujú, ako oddelenie alebo spoločnosť robí finančne, a stanovuje ciele a limity na kontrolu peňazí a zvyšovanie ziskovosti. Je pomerne jednoduché zriadiť schôdzu o rozpočte.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Konferenčná alebo zasadacia miestnosť
-
E-mailová služba
Určte, kto sa má zúčastniť schôdze rozpočtu. Zvyčajne by ste mali pozvať svojho finančného riaditeľa, finančného riaditeľa spoločnosti alebo inú osobu na riadiaci tím spoločnosti, ktorý je zodpovedný za financie. Ak pracujete pre väčšiu spoločnosť, pozvite osobu vo vašej kancelárii, ktorá spravuje peniaze, ako kontrolór alebo manažér účtovného oddelenia. Tiež by ste mali pozvať svojho šéfa, projektového manažéra a všetkých ďalších vedúcich pracovníkov, ktorí sú spojení s vaším projektom alebo oddelením.
Skontrolujte plány všetkých, ktorých pozývate na stretnutie. Pozrite sa na spoločné otváracie situácie, keď sa každý plánuje byť v meste a v kancelárii. Niektoré kancelárske nástroje, ako napríklad Microsoft Outlook, umožňujú zobraziť časové plány a dostupnosť ďalších spolupracovníkov.Ak nemôžete pristupovať ku všetkým rozvrhom, požiadajte ich asistentov alebo samotných jednotlivcov o to, aké budú ich možnosti.
Vyberte trvanie stretnutia, napríklad 30 alebo 60 minút. Ponechať dostatok času na predloženie rozpočtových informácií a ponechať priestor na otázky a diskusný čas. Ak si myslíte, že vám bude trvať hodinu na to, aby ste predložili informácie o rozpočte, zvoľte si trvanie 90 minút, aby ste získali viac času.
Vyberte si deň a čas stretnutia na základe toho, kedy sú k dispozícii všetci a dĺžku stretnutia. Ak vaše stretnutie trvá 90 minút, vyberte prvý 90-minútový časový interval, keď sú k dispozícii všetci.
Odošlite upozornenie na žiadosť o schôdzku prostredníctvom e-mailu a požiadajte všetkých príjemcov o odpoveď, aby uviedli, či súhlasia so žiadosťou o schôdzku alebo či nie sú schopní ju uskutočniť. Alebo nastavte stretnutie staromódnym spôsobom tak, že ho rezervujete osobne alebo prostredníctvom asistenta účastníka. Keď požiadate o stretnutie buď osobne alebo e-mailom, stručne poskytnite prehľad na vysokej úrovni o programe schôdze: rozpočtové škrty, finančné správy, stav rozpočtu atď.
Schôdzku rozvrhnite, ak sa ľudia, ktorí tam potrebujú, nemôžu zúčastniť. Vyberte si ďalší dostupný priestor, keď sú k dispozícii plánované trvanie schôdze, keď sú k dispozícii finančný dozor a ďalší potrební ľudia.
Pripomenúť všetkých účastníkov o nadchádzajúcom stretnutí toho týždňa alebo toho rána. Ak ste odoslali žiadosť o schôdzku prostredníctvom e-mailu, softvér by mohol automaticky pripomínať účastníkom elektronické upozornenie.
Tipy
-
Nastavte opakujúce sa schôdzky rozpočtu, aby ste sa stretli s rovnakými ľuďmi každý mesiac alebo týždeň, aby diskutovali o rozpočtoch projektov alebo oddelení.
