Pravidelne plánované stretnutia s informáciami o zamestnancoch sú základným komunikačným nástrojom. Namiesto toho, aby ste sa spoliehali na poznámky alebo e-maily, používate prístup tvárou v tvár. To ponúka nielen možnosti poskytnúť relevantné informácie, ale aj odpovedať na otázky a objasniť možné nedorozumenia. Na rozdiel od iných typov stretnutí sa však stretnutia zamerané na bližšie informácie zvyčajne zameriavajú na obchodné alebo projektové operácie a trvajú maximálne 15 minút až 30 minút.
Základné pravidlá
Napriek tomu, že schôdze sú často neformálne, mali by sa naďalej uplatňovať základné pravidlá dobrého správania a komunikácie. V krátkom časovom horizonte je nevyhnutné vytvoriť pravidlá, ktoré zabezpečia, aby ostatní počúvali, keď niekto hovorí, aby udržali komunikáciu na mieste a profesionáli a aby podporovali otázky a produktívnu spätnú väzbu. Okrem toho, pretože briefingové stretnutia sa zameriavajú na poskytovanie aktualizácií a iných relevantných informácií, zamestnanci by mali pochopiť, že to nie je miesto na diskusiu o firemných politikách alebo rozhodnutiach.
Práca z vopred určenej agendy
Pripravte si agendu tesne pred začiatkom brífingu. To je potrebné, aby ste sa uistili, že briefing obsahuje aj štandardné položky a akékoľvek najnovšie správy. Napríklad agenda pre predsieňový briefing môže zahŕňať pracovné úlohy, plánovanie úprav a informácie o udalostiach, ku ktorým došlo počas predchádzajúcej zmeny. Môžete buď rozdeliť program, alebo požiadať zamestnancov, aby robili poznámky. Cieľom je udržať vás na ceste a uistite sa, že briefing je prospešný.
Začnite s Bang
Prvé dve minúty každého stretnutia trávia energiou a motivujú zamestnancov. Začnite s dobrými správami, ako napríklad blahoželanie tímu k splneniu predajných cieľov v predchádzajúci deň, privítanie nového zamestnanca alebo oznámenie dátumu pre deň ocenenia zamestnanca. Podľa Alberta Mensaha, odborného kouča a autora, o čom hovoríte nie je tak dôležité, ako to, či vytvára motivačný účinok.
Záložné otázky pre koniec
Uchovávajte čas na distribúciu informácií. Povedzte členom personálu, že budete mať otázky a objasniť informácie na konci, nie počas briefingu. To je dôležité tak, aby ste sa uistili, že zostanete v rámci časového rámca a pozornosť každého sa zameriava na informácie, ktoré sú tu k dispozícii. Ak nemôžete ihneď odpovedať na otázku, získajte odpoveď po ukončení brífingu a čo najskôr pokračujte, najmä pokiaľ ide o časovo citlivé otázky.
