Hovorové body obsahujú kľúčové fakty a nápady týkajúce sa konkrétnej témy alebo udalosti. Využívaný vo veľkej miere v oblasti vzťahov s verejnosťou a komunikácie, rozhovory s dokladmi pomáhajú tým, ktorí majú zodpovednosť za verejné rozhovory, poskytovať jasné, presné a konzistentné informácie. Hovorové body sa používajú ako na oslovenie verejnosti na poskytovanie informácií, ako aj na reakciu na verejné otázky počas kríz. "Jedným hlasom" pomocou zdieľaného papiera hovorí body, môže organizácia zvýšiť efektívnosť svojho komunikačného programu.
Písanie papiera hovoriaceho bodu
Skôr ako začnete pracovať na papieri hovoriaceho bodu, musíte mať istotu, že máte presné informácie. Vyhľadajte tých, ktorí sú najviac zapojení. Napríklad, ak potrebujete vytvoriť rozprávkové body týkajúce sa rozpočtového problému, hovorte priamo s výkonným riaditeľom s dohľadom nad rozpočtom. Nespoliehajte sa na slovo z úst. Spýtajte sa na zdrojových podrobných otázkach a požiadajte, aby sa pokúsila "nerozptyľovať" alebo naznačovať detaily. Uistite sa, že máte podrobné poznámky.
Váš diskusný papier bude pozostávať zo série bodiek, každá s jednou alebo viacerými vetami, ktoré nasledujú. Nevyžaduje úvod alebo iný text. Názov: "Informácie pre verejnosť". Nepoužívajte označiť papier na hovory ako "dôverné". Nesnažíte sa nič skryť a informácie na papieri pre rozprávanie sú pre verejnosť.
Začnite s faktami: kto, čo, kde a kedy. Dajte sa do obuvi človeka, ktorý nemá vedomosti o vašej firme alebo organizácii, o jej histórii alebo o najnovších aktivitách. Vaša prvá odrážka by mala jednoducho uvádzať fakty o situácii. Napríklad: "Dňa 1. júla spoločnosť X znížila o 30 percent svojej domácej pracovnej sily v závodoch v Oregone a Idaho." Tieto základné informácie sa poskytujú v miestach rozprávania tak, aby tí, ktorí doručujú informácie, neúmyselne nesprávne robili chybu, čo vedie k zmätku.
Nasledujúcich niekoľko odrážok by malo poskytnúť podrobnejšie informácie o procese alebo aktivite. Ak váš papier hovoriacich bodov reaguje na negatívnu udalosť, zdieľajte pozitívne informácie, ale nepokúšajte sa podhodnocovať negatívy. Médiá a verejnosť budú chcieť informácie o podrobnostiach. Napríklad: "Aký je proces oznamovania pracovníkov, keď budú ukončené? Bude existovať odstupné alebo rekvalifikácia?" Skúste tieto otázky predvídať a pripravte odpovede. Pamätajte si, že znenie, ktoré ste vybrali pre každý z týchto bodov, budú opätovne použité tým, ktorí doručujú novinky.
Záverečné body odrážok z rozhovorov by sa mali zamerať na hlavné posolstvo, ktoré chcete, aby váš rečník odišiel. To by mohlo byť kľúčovou skutočnosťou, plánom alebo víziou. Napríklad: "Sme zarmútení z problémov, o ktorých vieme, že rodiny budú čeliť v dôsledku tohto rozhodnutia, ale očakávajú, že s hospodárskym oživením budú tieto krátkodobé škrty." V žiadnom prípade nezahŕňajte do svojich hovorových bodov papierové body, ktoré nechcete, aby váš hovorca urobil. Hovoriace body nie sú súkromné dokumenty a môžu ich prečítať médiá.
Akonáhle ste dokončili svoj diskusný papier, stretnite sa so zainteresovanými a s vedúcimi predstaviteľmi vo vašej organizácii na posúdenie. Zahrňte akúkoľvek spätnú väzbu a vytvorte distribučný zoznam, ktorý bude zahŕňať tých, ktorí budú pravdepodobne požiadaní, aby hovorili alebo zdieľali informácie s verejnosťou. Môže ísť o výkonného alebo vedúceho, hovorcu, ostatných, ktorí sa podieľajú na komunikácii vo vašej organizácii a zamestnancov s úlohami, ktoré sa týkajú verejnosti.
Tipy
-
Buďte čestní a jasní. Majte svoje body krátke. Menej bodov je lepšie. Reproduktory si môžu pamätať iba niekoľko bodov naraz.
Výstraha
Nikdy neklaďte informácie do bodov rozhovoru, ktoré nechcete byť zverejnené. Nepresahujte pozitívne.
