Systém riadenia ľudských zdrojov môže mať formu systému správy informácií. Organizácia používa HRMS na správu informácií o svojej pracovnej sile. Tieto informácie pomáhajú manažérom a profesionálom v oblasti ľudských zdrojov pri rozhodovaní o zamestnancoch. Bez správnych informácií, ktoré majú k dispozícii osoby s rozhodovacími právomocami, má HRMS len málo žiadostí nad rámec vedenia záznamov a podávania správ.
Nepovolený prístup
Keď organizácia zbiera osobné údaje o svojich zamestnancoch v HRMS, môžu vzniknúť určité bezpečnostné riziká. Organizácia vynakladá finančné prostriedky na zabezpečenie ochrany súkromných informácií zamestnancov pred vnútornými a vonkajšími hrozbami. Jednou nevýhodou elektronického HRMS je, že organizácia musí zhromažďovať informácie o tom, kto pristupuje k osobným informáciám zamestnancov. Tieto údaje si vyžadujú nadviazanie na proces auditu, ktorý by mohol viesť k disciplinovaniu alebo stíhaniu zamestnanca, ktorý pristupuje k údajom zamestnancov bez povolenia alebo bez oficiálneho účelu.
Špecializované vedomosti
Potreba kontroly údajov je ďalšou potenciálnou nevýhodou HRMS. Táto kontrola údajov presahuje rámec neoprávneného prístupu súkromných informácií zamestnancov. Organizácia, ktorá používa HRMS, ako napríklad PeopleSoft, musí používať vlastný súbor technických pracovníkov na programovanie, odstraňovanie, aktualizáciu a podporu systému. Zatiaľ čo HRMS môže pomôcť organizácii znížiť náklady na personál HR, mohlo by to zvýšiť požiadavky na technický personál so znalosťami špecifickými pre riešenie HRMS.
Chyby pri vkladaní údajov
HRMS je rovnako dobrá ako ľudskí programátori a koncoví používatelia. Ľudia s prístupom na vysokej úrovni, ako sú ľudia, ktorí aktualizujú hlavný súbor HR, môžu zadávať nesprávne informácie úmyselne alebo omylom. Ak sú údaje nesprávne aktualizované, zmenené alebo stratené, organizácia môže čeliť vládnym pokutám a ďalším nákladom súvisiacim s poškodením hlavného súboru ľudských zdrojov. Vyberte systém s množstvom interných ovládacích prvkov, aby jeden zamestnanec nemohol vykonať zmeny v hlavnom súbore vašej spoločnosti.
