Účtovné informačné systémy (AIS) priniesli revolúciu v spôsobe, akým sa podniká v celosvetovom meradle. Po vložení finančných informácií do AIS môžu byť finančné výkazy a výkazy vytvorené na viacerých obchodných úrovniach, aby sa zabezpečila ziskovosť.
Aby softvér AIS mohol predkladať presné finančné výkazy a výkazy, účtovné informácie musia byť správne a efektívne zadané do AIS.
Fakty
Účtovné informačné systémy (AIS) sú len také dobré ako informácie vložené do systému. Zatiaľ čo počítačový softvér AIS značne znížil počet hodín potrebných na zaznamenávanie a tabuľku účtovných informácií, softvér musí byť stále kontrolovaný a udržiavaný denne na zaznamenávanie finančných transakcií.
Všetky finančné transakcie majú tri hlavné požiadavky na zabezpečenie riadneho účtovania obchodných operácií: včasnosť, presnosť a platnosť. Ak finančné transakcie nespĺňajú tieto pokyny, informácie vložené do softvéru AIS budú viesť k nesprávne zostavenej účtovnej závierke a zlyhaniu systému AIS.
včasnosť
Všetky finančné transakcie by mali byť včasné; príjmy a súvisiace výdavky sa vyskytujú v tom istom období, faktúry sa zaznamenávajú v mesiaci, v ktorom boli prijaté, a mesačné záznamy o uzávierke sa uskutočňujú pred ukončením účtovného obdobia v AIS.
Umožnenie vloženia finančných informácií do AIS v rôznych účtovných obdobiach alebo kalendárnych mesiacoch naruší finančné správy vypracované AIS. Vytvorí tiež finančné výkazy, ktoré neodrážajú riadne výnosy a náklady, ktoré sa vyskytli počas účtovného obdobia.
presnosť
Akonáhle sa finančné transakcie dostanú včas, musia sa skontrolovať na presnosť. Správy o nákladoch na prácu, vyplácanie v hotovosti a peňažné príjmy je potrebné skontrolovať, aby sa zabezpečilo, že sumy uvedené na papieri sú presné. Preskúmanie finančných transakcií môže viesť k prehodnoteniu ostatných účtovných funkcií v prípade, že sa vykonajú konzistentné chyby.
Ak sa do AIS uverejnia nepresné informácie, bude potrebné vykonať odsúhlasenie účtov na nájdenie chýb s finančnými transakciami.
platnosť
Meranie finančných transakcií pre platnosť je dôležitým krokom pri zaznamenávaní informácií v AIS. Požiadavky platnosti sú splnené, keď sa transakcia určí ako presná, spoľahlivá a relevantná pre obchodné operácie. Audity od externých účtovných firiem sa zvyčajne zameriavajú na platnosť finančných informácií vložených do AIS; nahrávanie neplatných informácií je kritická chyba a bude uvedená ako nedostatok účtovných správ v audítorských správach.
Pracovný postup účtovníctva
Finančné informácie musia dodržiavať správne kroky s cieľom splniť požiadavky včasnosti, presnosti a platnosti. Každá účtovná kancelária by mala mať pracovný tok, aby sa zabezpečilo, že všetky finančné transakcie môžu byť vložené do AIS a finančné správy prebehne pred ukončením účtovného obdobia. Efektívne pracovné postupy budú mať každý dokument v každom procese spracovávať iba raz, čím sa eliminuje zvýšená práca nadmernými finančnými transakciami.
Úmyselný podvod
Hoci finančné transakcie môžu spĺňať účtovné požiadavky na včasnosť, presnosť a platnosť, niektoré podniky sa podieľajú na úmyselnom podvode na podporu finančného zdravia svojej spoločnosti. Softvér AIS bol chápaný ako počítačový záznam, ktorý je ťažko manipulovateľný, ale stále sa dá robiť. Použitie špeciálnych účtov, ktoré skrývajú transakcie, vytvárajú oddelené subjekty na skrytie dlhov a používajú bývalých audítorov na návrh spoločnosti AIS, sú všetky spôsoby, ako vytvoriť podvodné informácie pomocou služby AIS.
