Zamestnanci, ktorí platia za schválené podnikateľské výdavky z vlastných zdrojov, vo všeobecnosti očakávajú úhradu od svojich zamestnávateľov. S cieľom uľahčiť takú úhradu a zaručiť, že náklady sú presne zaúčtované v účtovníctve spoločnosti, od zamestnancov sa očakáva, že predložia podrobnú správu o všetkých takýchto nevyčerpaných nákladoch.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
počítačový
-
Počítačová tlačiareň
-
(nepovinné) Šablóna výkazu výdavkov spoločnosti
Ak vaša spoločnosť poskytuje šablónu pre výkaz nákladov, pristupujte k nej a postupujte podľa jej pokynov.
Ak nie, zhromažďujte svoje príjmy spolu a umiestnite ich v chronologickom poradí. Uveďte aj všetky výdavky, pre ktoré nemáte príjmy, ako sú najazdené automobily a náhodné udalosti ako noviny a občerstvenie zakúpené od hotelových automatov.
Ak vytvárate vlastný prehľad bez šablóny poskytnutej spoločnosťou, použite počítačový hárok. Vytvorte šablónu a skopírujte ju do nového pracovného hárka pre každý nový prehľad, ktorý pripravíte. Každá hlavička hárku by mala zaznamenať vaše meno, názov a kód oddelenia a obdobie, na ktoré sa správa vzťahuje. Pod touto informáciou by vaša šablóna mala mať aspoň päť stĺpcov s názvom Dátum, príjemca, účel alebo popis a čiastka. V závislosti od pravidiel spoločnosti môže byť potrebné pridať ďalšie stĺpce pre informácie, ako sú účtovné kódy, účastníci stretnutí atď.
Uveďte svoje výdavky na svoj hárok v poradí dátumu pomocou vašich príjmov a zoznamu ako zdrojov. Pripravte si jednu správu za obdobie - či týždenne, dvakrát mesačne, mesačne alebo inak, zvyčajne špecifikované v pravidlách spoločnosti. Ak máte niekoľko príjmov za jeden deň, pomôže ich zoskupiť podľa typu výdavkov, ako sú výdavky na stravu a parkovacie náklady.
Ak dostanete paušálny príspevok na akýkoľvek účel, zadajte ho na vlastný riadok v spodnej časti správy po zaplatených výdavkoch.
Ak vám uhradíte najazdené kilometre, ktoré ste vložili do svojho osobného vozidla, mali by ste viesť denník automobilov a preniesť kilometrový výkaz do výkazu výdavkov denne alebo týždenne v súlade s firemnými pravidlami. Zadajte najazdené kilometre na svoj vlastný riadok ako samostatnú položku výdavkov. Do stĺpca príjemcu zadajte slová "Osobné automatické najazdenie", stĺpce Opis a miera a míle za míle v stĺpci Popis (t. J. "275 míľ @ 58 centov / míľ") a sumu, ktorá sa má uhradiť v stĺpci Suma. Upozorňujeme, že každý zamestnávateľ má vlastnú mieru úhrady za najazdené kilometre.
Po zadaní všetkých výdavkov ich celkom utvorte ako poslednú položku v stĺpci sumy. Ak ste dostali zálohu na pokrytie nákladov, odpočítajte túto sumu z celkových výdavkov. Toto je suma, ktorá vám má byť vrátená.
Rôzni zamestnávatelia majú rôzne pravidlá o tom, ako predkladať potvrdenia. Vaša osoba môže požadovať odoslanie originálnych potvrdení alebo odoslanie skenov alebo fotokópií. Možno budete musieť krížovo odkazovať na nich, takže je ľahšie, aby osoba, ktorá spracováva vašu úhradu, zodpovedala výdavkom s príjmom. Ak zadávate nárok na úhradu najazdených kilometrov, mali by ste tiež predložiť kópiu vášho automatického denníka za dané obdobie.
Pošlite správu o výdavkoch vo formulári a priložte potvrdenia v súlade so zásadami zamestnávateľa. Odošlite iba pracovný hárok obsahujúci výdavky aktuálneho týždňa, nie celý súbor tabuľky s prázdnou šablónou a veľa týždňov výdavkov.
Tipy
-
Kedykoľvek je to možné, plaťte za úhradu výdavkov kreditnou kartou, ktorú použijete len na takéto výdavky. To vám pomôže sledovať návratné výdavky na podnikanie a zosúladiť ich platbu.
Vyhnite sa zmiešaniu obchodných a osobných nákladov na rovnaký príjem.
Vymažte všetky prehľady a vyúčtovanie výdavkov na sumy požadované v správe. Mnoho chýb sa vyskytuje, keď ľudia prechádzajúci úlohou prenášajú nesprávnu sumu z príjmu do výkazu výdavkov.
Vždy sa obráťte na svojho zamestnávateľa HR, mzdové alebo účtovné oddelenie, ktoré vám poskytne usmernenie o tom, či sa vám výdavky splácajú presne a včas.
Výstraha
Nikdy neklamať o výdavkoch. To je krádež spoločnosti a môže mať za následok nepriaznivé následky, ako je ukončenie alebo trestné stíhanie.
Informujte sa u svojho zamestnávateľa, akékoľvek obmedzenia týkajúce sa toho, na čo môžete dostať náhradu. Nie každé jedlo môže byť výdavky, a možno nebudete môcť vynaložiť náklady, ako je alkohol, drycleaning alebo parkovacie služby. Váš zamestnávateľ by mal mať usmernenia o tom, čo je a nie je splatné.
Plaťte len za vlastné schválené obchodné náklady - neplatíte výdavky iných osôb, pokiaľ nemáte oprávnenie tak urobiť. Vyhýbajte sa ani plateniu výdavkov iného zamestnanca, ktorý dostane náhradu výdavkov.
