Za určitých okolností sú zápisnice z rokovania organizácie právnym dokumentom, ktorý nemožno zmeniť bez hlasovania predstavenstva. Nesprávne meniace sa zápisy môžu mať za následok zrušenie, zrušenie hlasov, zmlúv, nájomcov a iné opatrenia prijaté počas stretnutia. Použite jednoduchý postup na zabezpečenie toho, aby ste správne upravili svoje minúty.
Určiť, či zápisnica bola už formálne schválená hlasovaním správnej rady, alebo či boli predložené len na preskúmanie predsedovi alebo výkonnému výboru. Návrh zápisu, ktorý nebol schválený správnou radou, sa môže zmeniť bez hlasovania.
Ak sa navrhované zmeny vykonajú na osobu alebo ľudí, ktorí si prezerajú minúty predtým, než minúty prejdú na plnú pauľu, navrhnite zmeny, ktoré si želáte. Porovnajte konečné navrhované znenie s pôvodne predloženými minútami. Vysvetlite dôvod zmeny. Ak všetci súhlasia, sekretárka zmení pôvodne predložené neschválené zápisy.
Ak sa navrhované zmeny vykonávajú na minúty, ktoré ešte neboli schválené správnou radou a na zasadnutí správnej rady, použite nasledujúci postup:
Predseda predloží návrh na schválenie zápisnice zo schôdze. Počkajte na odovzdanie pohybu. Predseda otvoril záležitosť na diskusiu. Mala osoba, ktorá navrhuje zmenu a doplnenie, predložiť svoj dôvod zmeny. Po diskusii navrhnite navrhovateľ zmeny podať návrh na zmenu a doplnenie zápisnice a uveďte presné znenie návrhov. Počkajte na odovzdanie pohybu. Nechajte predsedu ukončenie diskusie a zavolajte otázku alebo hlasujte. Zaznamenajte hlasovanie vrátane mien tých, ktorí sú za, proti a zdržali sa hlasovania.
Ak sa navrhované zmeny vykonávajú za minúty, ktoré predtým schválila správna rada, postupujte podľa rovnakého postupu na zmenu minút, ktoré boli predložené na schválenie predstavenstvu prvýkrát.
Vykonajte zmeny v minútach sekretárka záznamu alebo osoba, ktorá počas stretnutia prevezme minúty. V hornej časti dokumentu, ktorý obsahuje dátum, kedy boli minúty pôvodne prijaté, všimnite si, že minúty sú teraz zmenené. Uveďte dátum zmien a meno osoby, ktorá mení a dopĺňa zápisnicu.
