Kaizen je japonská podnikateľská filozofia, ktorá sa otáča okolo konceptu neustáleho zlepšovania, monitorovaného postupu organizácie v súvislosti s prednastaveným cieľom. Zatiaľ čo niektorí kaizenovci, ako napríklad Masaaki Imai, prezentovali konkrétne spôsoby použitia tejto filozofie, neexistuje žiadna postupová metóda, ktorá by vysvetľovala, ako uskutočniť kaizenské stretnutie. Skôr sa kladie dôraz na metódu kaizen na obnovenie hodnoty spoločných princípov - tímová práca, komunikácia, flexibilita, adaptabilita, úsilie a kvalita. Prostredníctvom procesu tohto kolektívneho tvrdenia je možné dosiahnuť štíhlu produkciu.
Určite účel stretnutia. V kaizene sú stretnutia buď na plánovanie projektov, ktoré zahŕňajú stanovenie cieľov a rozdelenie povinností, alebo hodnotenie projektov, počas ktorých členovia tímu oznámia úspech a ťažkosti tímu.
Pozvite celý tím na stretnutie. Nezabudnite zúčastniť sa periférneho personálu; ich zaradenie pomáha udržať všetkých vašich kolegov v slučke.
Pozvite projektových manažérov z súvisiacich projektov, aby ste sa stretli na vašom stretnutí, aby ste podporili pocit horizontálnej integrácie a komunity v spoločnosti.
Vitajte účastníci stretnutia. Poskytnite menovky a priradenie sedadiel podľa potreby. Nezabudnite rezervovať miesto, ktoré maximalizuje interakciu tvárou v tvár. Pre malú skupinu je najlepší okrúhly alebo oválny stôl.
Uverejnite ciele stretnutia na poprednom mieste. Prečítajte si ciele skupiny a odpovedzte na krátke otázky potrebné na objasnenie.
Požiadajte o vstup od skupiny ohľadom cieľa. Napríklad, bol týždenný cieľ splnený alebo prekročil? Poskytnite účastníkom viac možností, ako poskytnúť svoje informácie; nápady sa dajú zdieľať prostredníctvom ukážky rúk, ústnych pripomienok, písomných vyhlásení alebo spoločnej tabuľky brainstormingu.
Zozbierajte vstup a znovu ho do skupiny. Nezabudnite na negatívne komentáre alebo nadmerne zvýraznite pozitívne. Negatívne pripomienky môžu byť odhalené, upozorňovať na oblasti, ktoré si vyžadujú zlepšenie.
Nastavte alebo potvrďte krátkodobé ciele. Zapíšte úlohy a čiastkové ciele na karty s poznámkami. Poskytnite každému účastníkovi preukaz, ktorý informuje každý z jeho osobných cieľov a povinností.
Reagujte na akékoľvek pretrvávajúce obavy alebo otázky.
Tipy
-
Usmerňujte diskusiu o schôdzkach tak, aby sa riešili všetky obavy, aj keď vaša perspektíva vedúceho projektu sťažuje vidieť platnosť týchto obáv.
V kaizenskom procese sú štyri hlavné fázy: vnímanie, vývoj myšlienok, rozhodovanie a implementácia. Stretnutia sa môžu vyskytnúť na jednej z týchto fráz a môžu byť prispôsobené niektorému z týchto procesov. Napríklad stretnutie na začiatku projektu by sa mohlo zamerať na preskúmanie existujúcich problémov a pozorovanie účinkov firemnej kultúry.
