Technický návrh je jednou z najdôležitejších úloh v obchodnom alebo technickom písaní. Dobre napísaný návrh môže zabezpečiť vaša organizácia nový predajný klient, veľký projekt alebo grantové financovanie výskumu alebo iných aktivít. Pre mnohé organizácie sú pre ich pokračujúci úspech nevyhnutné účinné technické návrhy.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Žiadosť o predloženie návrhov (RFP)
-
Softvér na spracovanie textu
Študovať žiadosť o podávanie návrhov, alebo RFP, úzko. Mnohé organizácie posielajú RFP, keď chcú návrhy na produkt alebo službu. RFP obsahujú usmernenia o tom, čo by mali návrhy pokrývať, ako aj kedy a komu sa majú predkladať. Dobrý návrh by sa nemal odchyľovať od usmernení v RFP. Bohužiaľ, niektoré RFP môžu byť nejasné a ponúkajú málo usmernení. Je to obzvlášť problematické, keď sa pokúšate vytvoriť vo svojom návrhu odhady nákladov. Krok 4 ponúkne návrhy na zvládnutie neurčitých alebo nejasných RFP.
Pred napísaním naplánujte svoj návrh. Často už nemusíte vedieť viac o kliente alebo zdroji financovania ako o tom, čo je v RFP. Urobte si domáce úlohy a dozviete sa, čo môžete o organizácii a jej rozhodovateľov. Potom strávte nejaký čas brainstorming o potrebách organizácie. Návrhy, ktoré vykazujú malé alebo žiadne chápanie potrieb klienta, často vyplývajú z písania príliš skoro bez toho, aby sme mali čas na premýšľanie o klientovi.
Navrhnite svoj návrh. Premenné, ako je veľkosť a rozsah projektu, ako aj potenciálny klient, ktorý obdrží váš návrh, určí dĺžku a formát. V niektorých situáciách je vhodný kratší návrh podobný poznámke. Iné situácie, ako sú veľké projekty alebo návrhy grantov zaslané veľkým organizáciám, si vyžiadajú dlhšie návrhy, ktoré sú napísané ako formálna technická správa.
Zahrňte do textu vášho návrhu plán dodávky tovaru alebo úloh a odhad nákladov. Dodržujte špecifikácie v RFP. Ak je RFP nejednoznačná, existuje niekoľko spôsobov, ako sa s tým môžete vyrovnať. Jedným z návrhov je ponúknuť potenciálnemu klientovi súbor možností, z ktorých si môžete vybrať. Alternatívou je urobiť vlastné predpoklady a uviesť ich v návrhu. Po tretie, môžete kontaktovať potenciálneho klienta a položiť si veľa otázok. Mnohí klienti to ocenia, pretože ukazuje, že vám záleží na projekte.
Usporiadajte návrh takým spôsobom, aby upútal pozornosť čitateľov a zamerať ich na kľúčové body. Začnite s abstraktom, ktorý zhŕňa váš návrh. Rozbaliť podrobnosti vrátane nákladov v hlavnom texte návrhu. Ukončite záverom, ktorý zdôrazňuje výhody výberu vašej spoločnosti. Uchovávajte abstrakty, súhrny a závery stručné a bez technického žargónu, aby boli prístupné všetkým čitateľom bez ohľadu na technické znalosti. Vypracujte technické podrobnosti v návrhu.
Upravte a zformátujte návrh, uistite sa, že je bez chýb a že dokument je ľahko čitateľný. Zdôraznite, ako váš projekt bude slúžiť potrebám klienta. Zvážte vysvetlenie kvalifikácie kľúčových pracovníkov pre projekt, ktorý navrhujete. Použite zoznamy (buď s odrážkami alebo číslami) na zvýraznenie kľúčových bodov. Použite nadpisy a podpoložky na rozbitie veľkých blokov textu.
Tipy
-
Formátujte svoj návrh abstraktným prístupom, bodom, záverom alebo ABC.
Určite potrebu toho, čo sa navrhuje.
Buďte realistickí v odhadoch nákladov a plánovaní.
Zamerajte pozornosť na záver - je to vaša šanca urobiť trvalý dojem.
Uistite sa, že informácie o nákladoch sa dajú ľahko nájsť, pretože ich čitatelia hľadajú.
